Découvrez R-Serve, la nouvelle couche d'accès continu d'HYCU pour iManage

Les services cloud ont transformé la manière dont le travail juridique est effectué, et les cabinets d’avocats ont transféré vers le cloud une part plus importante que jamais du cycle de vie des dossiers. À mesure que les cabinets se modernisent, nombre d’entre eux formalisent également leurs exigences en matière de continuité d’activité, en mettant en place des voies de reprise indépendantes et contrôlées par le cabinet pour les documents relatifs aux dossiers – contrats, pièces de procédure, recherches et correspondance avec les clients – dont ils ont besoin pour poursuivre leur activité.

HYCU et iManage ont collaboré à la mise au point d’une nouvelle solution, R-Serve, qui offre précisément cela aux cabinets : un moyen indépendant et en libre-service d’accéder à leurs documents. Dans cette série de questions-réponses, Ashish Rao, responsable senior du marketing produit chez HYCU, et Nadine Weiskopf, responsable principale du marketing produit chez iManage, expliquent comment R-Serve protège les cabinets en leur offrant une couche supplémentaire de résilience, grâce à un accès secondaire aux documents dont ils sont propriétaires pour les utilisateurs finaux d’iManage.

Pourquoi l’accès continu devient-il une priorité pour les cabinets d’avocats ?

Nadine Weiskopf, iManage : Presque tous les processus métier critiques s’exécutent désormais dans le cloud. Pour les cabinets juridiques, cela inclut les documents et les informations dont le personnel a besoin pour servir les clients, collaborer entre équipes et respecter des délais qui ne peuvent être repoussés.

Les plateformes cloud offrent d’énormes avantages : rentabilité, haute disponibilité et évolutivité. iManage Cloud est conçu pour offrir cette résilience, avec une disponibilité éprouvée de 99,9 %, et les cabinets internationaux s’y fient chaque jour. Cependant, à mesure que les cabinets poursuivent la modernisation de leurs environnements technologiques, la continuité des activités, la souveraineté des données et la gouvernance de l’information sont devenues des préoccupations à part entière au niveau du conseil d’administration. Les clients examinent de plus en plus attentivement la manière dont les cabinets protègent les informations sensibles et peuvent y accéder de manière indépendante, tandis que les services d’audit interne et de conformité attendent de plus en plus des cabinets qu’ils présentent un plan de continuité documenté — et non qu’ils se contentent de mettre en avant la résilience d’une plateforme en particulier. C’est un sujet dont nous discutons avec un nombre croissant de cabinets chaque trimestre.

Que se passerait-il au sein d’une entreprise si l’accès aux documents était interrompu ?

Ashish Rao, HYCU : L’impact serait immédiat et se ferait sentir avant même que quiconque ne comprenne ce qui ne va pas. Les utilisateurs commenceraient à signaler qu’ils ne peuvent plus accéder aux documents. Le service informatique devrait déterminer si le problème est local, à l’échelle de l’entreprise ou en amont. La simple confirmation de la nature d’une panne prendrait déjà du temps.

Pendant ce temps, le travail ne s’arrêterait pas pour autant. Quelqu’un prépare un dépôt à remettre le jour même, accompagne une transaction en cours de clôture ou travaille sur un procès en cours. Chaque minute sans accès affecte la productivité, le travail facturable et le service client. C’est exactement le scénario pour lequel les cabinets souhaitent disposer d’un plan clair et documenté – un plan qui leur donne l’assurance d’avoir anticipé la situation, plutôt que d’espérer qu’elle ne se présente jamais.

Quel est l’impact commercial d’une telle situation ?

Ashish Rao, HYCU : Les conséquences s’accumulent plus rapidement que la plupart des gens ne le pensent. D’après une analyse indépendante réalisée par HYCU portant sur les tarifs de facturation du secteur et les scénarios de temps d’arrêt au sein des cabinets de services professionnels, un cabinet comptant 200 avocats et facturant à un tarif moyen de 1 145 dollars de l’heure pourrait subir une perte d’opportunités facturables d’environ 458 000 dollars si ses données devenaient inaccessibles ne serait-ce que pendant deux heures.

Ce chiffre ne tient pas compte des délais non respectés, des retards dans le travail pour les clients, des conséquences contractuelles ni de l’atteinte à la réputation. Pour les organisations traitant un volume important de documents et soumises à des délais stricts, c’est la période comprise entre le début d’une interruption et la reprise du travail productif qui représente l’essentiel de l’impact sur l’activité. C’est pourquoi de nombreux cabinets souhaitent prendre en main la planification de la continuité d’activité.

Si un cabinet effectue déjà des sauvegardes indépendantes de ses données iManage, pourquoi a-t-il besoin de R-Serve ?

Ashish Rao, HYCU : Les sauvegardes sont importantes et servent à récupérer des informations qui ont été supprimées, corrompues, chiffrées ou perdues de quelque manière que ce soit. Cependant, si l’accès principal à ces données venait à être indisponible, tous les collaborateurs de l’entreprise chercheraient à récupérer leurs documents simultanément.

Les équipes informatiques peuvent extraire les documents prioritaires de la sauvegarde pour des utilisateurs individuels, mais cette approche n’est tout simplement pas évolutive lorsqu’il s’agit de centaines ou de milliers de collaborateurs. Les administrateurs deviennent alors un goulot d’étranglement, préparant les exportations et traitant les demandes une par une tandis que le temps presse.

R-Serve s’appuie sur la sauvegarde plutôt que de la dupliquer. Il permet aux utilisateurs autorisés d’accéder directement aux documents dont ils ont besoin, sans que le service informatique ait à traiter manuellement chaque demande.

Qu’est-ce que R-Serve exactement ?

Ashish Rao, HYCU : R-Serve est la nouvelle couche d’accès continu d’HYCU destinée aux organisations utilisant iManage Cloud. Elle s’appuie sur les capacités de la plateforme HYCU R-Cloud, qui enregistre en continu les modifications apportées aux applications et maintient des points de restauration indépendants pour les données SaaS protégées.

R-Serve étend cette base au-delà de la restauration traditionnelle. Il offre aux utilisateurs autorisés un moyen indépendant et en libre-service d’accéder à leurs documents juridiques protégés. Le principe est simple : l’accès continu doit être un élément que les cabinets planifient et contrôlent, et non une simple espérance.

Comment fonctionne R-Serve ?

Ashish Rao, HYCU : R-Serve fonctionne comme un service web entièrement au sein de l’infrastructure cloud du client et reste disponible à tout moment une fois configuré.

Les utilisateurs se connectent à R-Serve via la solution d’authentification unique ou de gestion des identités existante de l’organisation, telle que Microsoft Entra ID. Il n’y a pas de nouveaux identifiants à gérer ni de compte distinct à créer.

À partir de là, les utilisateurs peuvent rechercher, filtrer et télécharger les documents dont ils ont besoin. R-Serve n’est pas un environnement d’édition ; l’accès est donc en lecture seule. Toute personne devant travailler sur un document le télécharge et travaille hors ligne sur son propre appareil. Les modifications peuvent être synchronisées en téléversant les documents mis à jour vers iManage Cloud. De par sa conception, R-Serve n’enregistre aucune modification.

Comment R-Serve gère-t-il la sécurité et les contrôles d’accès d’iManage ?

Nadine Weiskopf, iManage : C’est l’un des premiers aspects que nous avons examinés de près. Protéger le contenu d’un dossier signifie protéger les contrôles qui l’entourent, et pas seulement le contenu lui-même.

R-Serve ne crée pas de modèle d’autorisations propre. L’accès est limité aux documents que chaque utilisateur possède et gère dans iManage. Seuls les administrateurs disposent d’une visibilité complète sur la bibliothèque à des fins de supervision, ainsi que de la possibilité de télécharger des données en masse et d’utiliser des filtres avancés ; chaque connexion et chaque téléchargement sont consignés.

En quoi l’accès continu diffère-t-il de la sauvegarde et de la restauration ?

Ashish Rao, HYCU : La sauvegarde et la restauration permettent de récupérer des informations après qu’elles ont été perdues, corrompues ou compromises. L’accès continu est différent. Il permet aux utilisateurs d’accéder à leurs documents de manière permanente, indépendamment de l’environnement de production, sans devoir passer par le service informatique pour chaque demande.

Les deux sont importants, mais ils répondent à des besoins différents. La restauration protège contre la perte de données. L’accès continu préserve la productivité : il permet aux utilisateurs autorisés de continuer à travailler selon les conditions fixées par l’entreprise.

R-Serve combine ces deux aspects. Il met en place un accès continu en libre-service à partir des mêmes données indépendantes et protégées que HYCU R-Cloud gère déjà via la sauvegarde.

En quoi cela est-il particulièrement important pour les cabinets d’avocats ?

Nadine Weiskopf, iManage : Le travail juridique repose sur un accès rapide et sécurisé à l’information. Les collaborateurs doivent servir leurs clients, répondre aux tribunaux et aux contreparties, et respecter des délais qui ne peuvent être reportés simplement parce qu’ils ne parviennent pas à accéder à leurs données dans le cloud.

R-Serve offre aux cabinets un niveau supplémentaire de résilience et une plus grande souveraineté sur leurs données, leur copie protégée étant conservée dans un espace de stockage qu’ils contrôlent, dans la juridiction de leur choix. Pour les cabinets qui élaborent leurs plans de continuité d’activité, il s’agit d’un atout significatif.

R-Serve remplace-t-il iManage ou ses capacités de résilience ?

Nadine Weiskopf, iManage : Non. R-Serve est une couche supplémentaire de continuité d’activité conçue pour compléter la résilience dont bénéficient déjà les organisations grâce à iManage Cloud.

Il ne s’agit pas d’un système de gestion documentaire, ni d’un environnement de travail. Il est conçu en lecture seule. Une fois le service rétabli, les utilisateurs reviennent sur iManage et y importent tout le travail qu’ils ont effectué localement. iManage reste le système de référence.

R-Serve est-il déjà disponible ?

Ashish Rao, HYCU : Oui. R-Serve est disponible dès aujourd’hui pour les organisations qui protègent leurs données iManage avec HYCU R-Cloud, sans frais supplémentaires.

iManage est la première charge de travail prise en charge par R-Serve. HYCU prévoit d’étendre cette même approche d’accès continu à d’autres charges de travail dans les prochaines versions.

Comment les entreprises peuvent-elles activer R-Serve ou le voir en action ?

Ashish Rao, HYCU : Les clients existants d’HYCU R-Cloud qui protègent leurs données iManage peuvent contacter leur représentant HYCU pour activer R-Serve.