Lernen Sie R-Serve kennen – die neue Continuous-Access-Schicht von HYCU für iManage

Cloud-Dienste haben die Art und Weise, wie juristische Arbeit erledigt wird, grundlegend verändert, und Anwaltskanzleien haben einen größeren Teil des Mandatslebenszyklus als je zuvor in die Cloud verlagert. Im Zuge der Modernisierung formalisieren viele Kanzleien zudem ihre Anforderungen an die Geschäftskontinuität – indem sie unabhängige, von der Kanzlei kontrollierte Wiederherstellungspfade für Mandatsdokumente einrichten: Verträge, Gerichtsunterlagen, Recherchen und Mandantenkorrespondenz, die sie benötigen, um ihre Arbeit fortzusetzen.

HYCU und iManage haben gemeinsam eine neue Lösung entwickelt, R-Serve, die Kanzleien genau das bietet: eine unabhängige Self-Service-Möglichkeit, auf ihre Dokumente zuzugreifen. In diesem Frage-und-Antwort-Gespräch erläutern Ashish Rao, Senior Product Marketing Manager bei HYCU, und Nadine Weiskopf, Principal Product Marketing Manager bei iManage, wie R-Serve Kanzleien durch eine zusätzliche Ausfallsicherheitsebene schützt, indem es iManage-Endnutzern einen sekundären Zugriff auf die Dokumente gewährt, deren Eigentümer sie sind.

Warum wird der kontinuierliche Zugriff für Anwaltskanzleien immer wichtiger?

Nadine Weiskopf, iManage: Nahezu jeder kritische Geschäftsprozess läuft mittlerweile in der Cloud. Für Anwaltskanzleien umfasst dies die Dokumente und Informationen, die Mitarbeiter benötigen, um Mandanten zu betreuen, teamübergreifend zusammenzuarbeiten und unveränderliche Fristen einzuhalten.

Cloud-Plattformen bieten enorme Vorteile: Kosteneffizienz, hohe Verfügbarkeit und Skalierbarkeit. iManage Cloud wurde speziell für diese Ausfallsicherheit mit einer nachgewiesenen Verfügbarkeit von 99,9 % entwickelt, und weltweit tätige Kanzleien vertrauen täglich darauf. Während Kanzleien ihre technologischen Umgebungen jedoch weiter modernisieren, sind Geschäftskontinuität, Datenhoheit und Informations-Governance mittlerweile zu eigenständigen Themen auf Vorstandsebene geworden. Mandanten prüfen immer genauer, wie Kanzleien sensible Informationen schützen und selbstständig darauf zugreifen können, und interne Revisions- sowie Compliance-Abteilungen erwarten zunehmend, dass Kanzleien einen dokumentierten Kontinuitätsplan vorweisen – und nicht lediglich auf die Ausfallsicherheit einer einzelnen Plattform verweisen. Das ist ein Thema, über das wir jedes Quartal mit immer mehr Kanzleien sprechen.

Was würde innerhalb eines Unternehmens geschehen, wenn der Zugriff auf Dokumente unterbrochen würde?

Ashish Rao, HYCU: Die Auswirkungen wären unmittelbar spürbar und würden einsetzen, noch bevor jemand weiß, was los ist. Die Nutzer melden, dass sie nicht auf Dokumente zugreifen können. Die IT-Abteilung muss herausfinden, ob es sich um ein lokales, unternehmensweites oder ein übergeordnetes Problem handelt. Allein die Klärung der Art des Ausfalls würde Zeit in Anspruch nehmen.

Unterdessen würde die Arbeit nicht zum Stillstand kommen. Jemand bereitet eine noch am selben Tag einzureichende Einreichung vor, unterstützt eine Transaktion, die sich mitten im Abschluss befindet, oder arbeitet an einem laufenden Gerichtsverfahren. Jede Minute ohne Zugriff beeinträchtigt die Produktivität, die abrechnungsfähige Arbeit und den Kundenservice. Genau für dieses Szenario wünschen sich Kanzleien einen klaren, dokumentierten Plan – einen, der ihnen die Gewissheit gibt, dass sie darauf vorbereitet sind, anstatt nur zu hoffen, dass es nie dazu kommt.

Welche geschäftlichen Auswirkungen hat dies?

Ashish Rao, HYCU: Die Kosten summieren sich schneller, als die meisten Menschen erwarten. Basierend auf einer unabhängigen HYCU-Analyse der branchenüblichen Abrechnungssätze und Ausfallsszenarien bei professionellen Dienstleistungsunternehmen könnte eine Kanzlei mit 200 Anwälten, die einen durchschnittlichen Stundensatz von 1.145 US-Dollar berechnet, einen Verlust an abrechnungsfähigen Leistungen in Höhe von etwa 458.000 US-Dollar erleiden, wenn ihre Daten auch nur für zwei Stunden nicht zugänglich sind.

In dieser Zahl sind versäumte Fristen, Verzögerungen bei der Mandantenbetreuung, vertragliche Konsequenzen oder Reputationsschäden nicht berücksichtigt. Für dokumentenintensive, fristengesteuerte Organisationen ist der Zeitraum zwischen dem Beginn einer Unterbrechung und der Wiederaufnahme der produktiven Arbeit der Moment, in dem die größten geschäftlichen Auswirkungen zum Tragen kommen. Aus diesem Grund möchten viele Kanzleien die Planung der Geschäftskontinuität selbst in die Hand nehmen.

Wenn eine Kanzlei bereits eigenständige Backups ihrer iManage-Daten erstellt, wozu benötigt sie dann R-Serve?

Ashish Rao, HYCU: Backups sind wichtig und dienen dazu, Informationen wiederherzustellen, die gelöscht, beschädigt, verschlüsselt oder auf andere Weise verloren gegangen sind. Sollte der primäre Zugriffspfad zu diesen Daten jedoch nicht verfügbar sein, würden alle Wissensarbeiter des Unternehmens gleichzeitig versuchen, ihre Dokumente abzurufen.

IT-Teams können zwar für einzelne Nutzer wichtige Dokumente aus dem Backup abrufen, doch dieser Ansatz lässt sich bei Hunderten oder Tausenden von Wissensarbeitern einfach nicht skalieren. Die Administratoren werden zum Engpass: Sie müssen Exporte vorbereiten und Anfragen nacheinander bearbeiten, während die Zeit davonläuft.

R-Serve baut auf dem Backup auf, anstatt es zu duplizieren. Es bietet autorisierten Benutzern die Möglichkeit, direkt auf die benötigten Dokumente zuzugreifen, ohne dass die IT-Abteilung jede Anfrage manuell bearbeiten muss.

Was genau ist R-Serve?

Ashish Rao, HYCU: R-Serve ist die neue kontinuierliche Zugriffsebene von HYCU für Unternehmen, die iManage Cloud nutzen. Sie baut auf den Funktionen der HYCU R-Cloud-Plattform auf, die Anwendungsänderungen kontinuierlich erfasst und unabhängige Wiederherstellungspunkte für geschützte SaaS-Daten verwaltet.

R-Serve erweitert diese Grundlage über die herkömmliche Wiederherstellung hinaus. Es bietet autorisierten Benutzern eine unabhängige Self-Service-Möglichkeit, auf ihre geschützten Mandatsdokumente zuzugreifen. Die Idee dahinter ist einfach: Kontinuierlicher Zugriff sollte etwas sein, das Kanzleien planen und kontrollieren, nicht etwas, auf das sie hoffen.

Wie funktioniert R-Serve?

Ashish Rao, HYCU: R-Serve läuft als Webdienst vollständig innerhalb der eigenen Cloud-Infrastruktur des Kunden und ist nach der Konfiguration jederzeit verfügbar.

Benutzer melden sich über die bestehende Single-Sign-On- oder Identitätslösung des Unternehmens bei R-Serve an, beispielsweise Microsoft Entra ID. Es müssen keine neuen Anmeldedaten verwaltet und keine separaten Konten eingerichtet werden.

Von dort aus können Benutzer die benötigten Dokumente suchen, filtern und herunterladen. R-Serve ist keine Bearbeitungsumgebung, daher ist der Zugriff schreibgeschützt. Wer an einem Dokument arbeiten muss, lädt es herunter und bearbeitet es offline auf seinem eigenen Gerät. Änderungen können abgeglichen werden, indem die aktualisierten Dokumente wieder auf iManage Cloud. R-Serve schreibt grundsätzlich keine Daten zurück.

Wie handhabt R-Serve die Sicherheits- und Zugriffskontrollen von iManage?

Nadine Weiskopf, iManage: Dies war einer der ersten Punkte, mit denen wir uns eingehend befasst haben. Der Schutz von Fallinhalten bedeutet, die damit verbundenen Kontrollmechanismen zu schützen, nicht nur den Inhalt selbst.

R-Serve erstellt kein eigenes Berechtigungsmodell. Der Zugriff ist auf die Dokumente beschränkt, die jeder Benutzer in iManage besitzt und verwaltet. Nur Administratoren behalten zu Überwachungszwecken den vollständigen Überblick über die Bibliothek sowie die Möglichkeit zum Massen-Download von Daten und zur erweiterten Filterung; zudem werden jede Anmeldung und jeder Download protokolliert.

Inwiefern unterscheidet sich der kontinuierliche Zugriff von Sicherung und Wiederherstellung?

Ashish Rao, HYCU: Bei der Sicherung und Wiederherstellung werden Informationen wiederhergestellt, nachdem sie verloren gegangen, beschädigt oder kompromittiert wurden. Der kontinuierliche Zugriff ist anders. Er bietet den Nutzern die Möglichkeit, kontinuierlich und unabhängig von der Produktionsumgebung auf ihre Dokumente zuzugreifen, ohne für jede Anfrage die IT-Abteilung einschalten zu müssen.

Beides ist wichtig, doch sie lösen unterschiedliche Probleme. Die Wiederherstellung schützt vor Datenverlust. Der kontinuierliche Zugriff schützt die Produktivität – er ermöglicht es autorisierten Nutzern, gemäß den Vorgaben des Unternehmens weiterzuarbeiten.

R-Serve vereint beide Aspekte. Es ermöglicht einen kontinuierlichen Self-Service-Zugriff auf dieselben unabhängigen, geschützten Daten, die HYCU R-Cloud bereits durch Backups verwaltet.

Warum ist dies speziell für Anwaltskanzleien von Bedeutung?

Nadine Weiskopf, iManage: Die Arbeit von Anwaltskanzleien basiert auf dem zeitnahen und sicheren Zugriff auf Informationen. Die Mitarbeiter müssen Mandanten betreuen, auf Gerichte und Gegenparteien reagieren und Fristen einhalten, die nicht verschoben werden können, nur weil sie nicht auf ihre Cloud-Daten zugreifen können.

R-Serve bietet Unternehmen eine zusätzliche Ebene der Ausfallsicherheit und größere Datenhoheit, da ihre geschützte Kopie in einem von ihnen kontrollierten Speicherort und in der von ihnen gewählten Gerichtsbarkeit aufbewahrt wird. Für Kanzleien, die ihre Geschäftskontinuitätspläne ausbauen, ist dies eine bedeutende Ergänzung.

Ist R-Serve ein Ersatz für iManage oder dessen Ausfallsicherheitsfunktionen?

Nadine Weiskopf, iManage: Nein. R-Serve ist eine zusätzliche Ebene der Geschäftskontinuität, die die Ausfallsicherheit ergänzen soll, die Unternehmen bereits mit der iManage Cloud erhalten.

Es handelt sich weder um ein Dokumentenmanagementsystem noch um eine Arbeitsumgebung. Es ist von Haus aus schreibgeschützt. Sobald der Dienst wiederhergestellt ist, kehren die Benutzer zu iManage zurück und bringen alle lokal erledigten Arbeiten mit. iManage bleibt das System der offiziellen Aufzeichnungen.

Ist R-Serve bereits verfügbar?

Ashish Rao, HYCU: Ja. R-Serve steht ab sofort für Unternehmen zur Verfügung, die ihre iManage-Daten mit HYCU R-Cloud schützen – ohne zusätzliche Kosten.

iManage ist die erste Workload, die von R-Serve unterstützt wird. HYCU plant, denselben Ansatz des kontinuierlichen Zugriffs in zukünftigen Versionen auf weitere Workloads auszuweiten.

Wie können Unternehmen R-Serve aktivieren oder in Aktion erleben?

Ashish Rao, HYCU: Bestehende HYCU R-Cloud-Kunden, die iManage-Daten schützen, können sich an ihren HYCU-Ansprechpartner wenden, um R-Serve zu aktivieren.