Les 5 questions les plus fréquentes des cabinets d'avocats concernant HYCU pour iManage Cloud

Deux heures d'indisponibilité. Près d'un demi-million de dollars de temps factisable perdu pour un cabinet comptant 200 avocats. C'est le chiffre avec lequel nous avons ouvert notre récent webinaire consacré à HYCU R-Serve for iManage Cloud, la nouvelle couche d’accès continu de HYCU pour iManage. 

De nombreuses questions sont restées en suspens parmi les participants au webinaire en direct. Les questions ne portaient pas uniquement sur la raison d’être d’HYCU R-Serve pour iManage Cloud ; les participants souhaitaient également en savoir plus sur les aspects techniques : qui bénéficie d’un accès, qu’en est-il des autorisations, et cette solution remplace-t-elle un service pour lequel ils paient déjà ? 

Points forts et réponses aux cinq questions les plus fréquentes 

1. Au cas où une couche supplémentaire de résilience serait nécessaire, les avocats peuvent-ils accéder à leurs propres dossiers, ou tout passe-t-il par le service informatique ? 

Le libre-service est au cœur même de la conception. Les avocats se connectent à R-Serve avec le même système d’authentification unique (SSO) qu’ils utilisent déjà pour iManage, trouvent leurs documents et téléchargent ce dont ils ont besoin. Pas de ticket. Pas d’attente face à une équipe administrative déjà mobilisée sur un incident à l’échelle du cabinet. 

Cela revêt davantage d’importance à grande échelle qu’il n’y paraît. Pour un cabinet comptant 1 000 avocats, faire passer chaque demande d’accès par le service informatique lors d’une panne crée une file d’attente qu’aucune équipe administrative ne peut traiter assez rapidement. R-Serve élimine cette file d’attente. Chaque connexion et chaque téléchargement sont toujours enregistrés, ce qui permet au service informatique de conserver une visibilité totale sans devenir un goulot d’étranglement. 

2. Les avocats peuvent-ils modifier ou mettre en ligne des documents lorsque R-Serve est actif ? 

Non, c’est une caractéristique intrinsèque du système. R-Serve est en lecture seule. Les avocats téléchargent un document, le modifient localement, puis le remettent manuellement en ligne sur iManage une fois le service rétabli. 

L’alternative, qui consiste à autoriser les utilisateurs à modifier les documents directement dans R-Serve, crée une deuxième copie active du document susceptible de se désynchroniser par rapport à l’original. Pour un cabinet gérant des millions de documents, cela constitue un problème plus grave que la panne elle-même. 

3. R-Serve respecte-t-il les mêmes autorisations que celles déjà en place dans iManage ? 

L’accès à R-Serve est délimité par les rôles d’auteur et d’opérateur, l’une des couches de contrôle d’accès utilisées par la plateforme iManage. Les avocats ne voient que les documents dont ils sont soit l’auteur, soit l’opérateur. Personne ne bénéficie, pendant une panne, d’un accès plus étendu que celui dont il disposait la veille. 

Les administrateurs bénéficient d’une vue d’ensemble plus large, de téléchargements groupés, de filtres avancés et de journaux d’audit complets, mais les mêmes règles d’autorisation régissent toujours ce à quoi chaque utilisateur individuel a accès. 

4. R-Serve fait-il l’objet d’un achat distinct ou est-il inclus dans ce dont nous disposons déjà ? 

Il fait partie de la licence R-Cloud. Si vous protégez déjà vos bibliothèques iManage avec HYCU R-Cloud, il vous suffit d’activer les exportations incrémentielles automatisées, de déployer le service R-Serve dans votre environnement cloud, et R-Serve est opérationnel. Pas de nouveau contrat, pas de cycle d’achat distinct. 

Les cabinets d’avocats souhaitant obtenir un devis spécifique au nombre de leurs bibliothèques ou à leurs effectifs d’avocats peuvent toujours en demander un directement auprès d’HYCU. 

5. Pouvons-nous contrôler la quantité de données exportées et la durée de conservation                                                               & À l’heure actuelle, cette période correspond à une date de début fixe plutôt qu’à une période glissante, bien qu’HYCU ait indiqué qu’une période glissante figurait dans sa feuille de route. 

En matière de stockage, R-Serve fonctionne actuellement sur Azure et AWS, et d’autres fournisseurs sont prévus. L’ensemble, tant le stockage de sauvegarde que le stockage d’exportation, reste dans l’environnement cloud du client, sous son contrôle. HYCU ne conserve jamais les données elle-même. 

Conclusion 

La restauration vous permet de récupérer vos données en cas de panne. R-Serve permet aux avocats de continuer à travailler même lorsque le système est en panne. Pour un cabinet où deux heures d’inaccessibilité des données peuvent coûter un demi-million de dollars, sans même parler des délais non respectés ou de la perte de confiance des clients, il ne s’agit pas d’une fonctionnalité secondaire. C’est la faille que la sauvegarde seule n’a jamais été conçue pour combler. 

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