Le presentamos R-Serve, la nueva capa de acceso continuo de HYCU para iManage

Los servicios en la nube han transformado la forma de trabajar en el ámbito jurídico, y los bufetes de abogados han trasladado a la nube una parte del ciclo de vida de los expedientes mayor que nunca. A medida que los bufetes se modernizan, muchos de ellos también están formalizando sus requisitos de continuidad del negocio —incorporando vías de recuperación independientes y controladas por el propio bufete para los documentos de los expedientes—: los contratos, los escritos judiciales, la documentación de investigación y la correspondencia con los clientes que necesitan para seguir trabajando.

HYCU e iManage han colaborado en una nueva solución, R-Serve, que ofrece a los bufetes precisamente eso: una forma independiente y de autoservicio de acceder a sus documentos. En esta sesión de preguntas y respuestas, Ashish Rao, director sénior de marketing de producto de HYCU, y Nadine Weiskopf, directora principal de marketing de producto de iManage, explican cómo R-Serve protege a los despachos con una capa adicional de resiliencia al proporcionar a los usuarios finales de iManage un acceso secundario a los documentos de su propiedad.

¿Por qué el acceso continuo se está convirtiendo en una prioridad para las organizaciones del sector jurídico?

Nadine Weiskopf, de iManage: En la actualidad, casi todos los procesos empresariales críticos se ejecutan en la nube. En el caso de las organizaciones jurídicas, esto incluye los documentos y la información que el personal necesita para atender a los clientes, colaborar entre equipos y cumplir con plazos inamovibles.

Las plataformas en la nube ofrecen enormes ventajas: eficiencia en los costes, alta disponibilidad y escalabilidad. iManage Cloud está diseñado para ofrecer esa resiliencia, con una disponibilidad probada del 99,9 %, y los despachos internacionales confían en él a diario. Sin embargo, a medida que los despachos continúan modernizando sus entornos tecnológicos, la continuidad del negocio, la soberanía de los datos y la gobernanza de la información se han convertido, por derecho propio, en preocupaciones a nivel de consejo de administración. Los clientes están analizando con mayor detenimiento cómo las empresas protegen la información confidencial y cómo pueden acceder a ella de forma independiente, y los departamentos de auditoría interna y cumplimiento normativo esperan cada vez más que las empresas demuestren un plan de continuidad documentado —y no se limiten simplemente a destacar la resiliencia de una plataforma concreta—. Esa es una conversación que mantenemos con más empresas cada trimestre.

¿Qué ocurriría dentro de una empresa si se interrumpiera el acceso a los documentos?

Ashish Rao, HYCU: El impacto sería inmediato y comenzaría antes de que nadie se diera cuenta de lo que está pasando. Los usuarios empezarían a informar de que no pueden acceder a los documentos. El departamento de TI tendría que determinar si el problema es local, afecta a toda la empresa o se origina en un nivel superior. Confirmar la naturaleza de la interrupción ya de por sí llevaría tiempo.

Mientras tanto, el trabajo no se detendría. Alguien está preparando una presentación para el mismo día, prestando apoyo a una transacción que se encuentra en fase de cierre o trabajando en un juicio en curso. Cada minuto sin acceso afecta a la productividad, al trabajo facturable y al servicio al cliente. Este es precisamente el escenario para el que las empresas desean contar con un plan claro y documentado: uno que les dé la confianza de haberlo abordado, en lugar de limitarse a esperar que nunca se produzca.

¿Cuál es el impacto empresarial de ello?

Ashish Rao, HYCU: Se acumula más rápido de lo que la mayoría de la gente espera. Según un análisis independiente de HYCU sobre las tarifas de facturación del sector y los escenarios de tiempo de inactividad en bufetes de servicios profesionales, un bufete de 200 abogados que facture a una tarifa media de 1.145 dólares por hora podría enfrentarse a una pérdida de oportunidades facturables de aproximadamente 458.000 dólares si sus datos quedaran inaccesibles incluso durante dos horas.

Esa cifra no tiene en cuenta los plazos incumplidos, los retrasos en el trabajo para los clientes, las consecuencias contractuales ni el daño a la reputación. Para las organizaciones que manejan un gran volumen de documentos y están sujetas a plazos estrictos, el intervalo entre el inicio de una interrupción y la reanudación del trabajo productivo es donde se concentra la mayor parte del impacto empresarial. Por este motivo, muchos bufetes desean hacerse cargo ellos mismos de la planificación de la continuidad del negocio.

Si un bufete ya realiza copias de seguridad independientes de sus datos de iManage, ¿por qué necesita R-Serve?

Ashish Rao, HYCU: Las copias de seguridad son importantes y existen para recuperar información que se ha eliminado, dañado, cifrado o perdido de cualquier otra forma. Sin embargo, si la vía principal de acceso a esos datos no estuviera disponible, todos los trabajadores del conocimiento de la empresa intentarían recuperar sus documentos al mismo tiempo.

Los equipos de TI pueden extraer documentos prioritarios de la copia de seguridad para usuarios individuales, pero ese enfoque simplemente no es escalable cuando se trata de cientos o miles de trabajadores del conocimiento. Los administradores se convierten en un cuello de botella, preparando exportaciones y atendiendo las solicitudes una por una mientras el tiempo corre.

R-Serve se basa en la copia de seguridad en lugar de duplicarla. Ofrece a los usuarios autorizados una forma de acceder directamente a los documentos que necesitan, sin que el departamento de TI tenga que atender cada solicitud manualmente.

¿Qué es exactamente R-Serve?

Ashish Rao, de HYCU: R-Serve es la nueva capa de acceso continuo de HYCU para organizaciones que utilizan iManage Cloud. Se basa en las capacidades de la plataforma HYCU R-Cloud, que captura de forma continua los cambios en las aplicaciones y mantiene puntos de recuperación independientes para los datos SaaS protegidos.

R-Serve amplía esa base más allá de la recuperación tradicional. Ofrece a los usuarios autorizados una forma independiente y de autoservicio de acceder a sus documentos protegidos relacionados con casos. La idea subyacente es sencilla: el acceso continuo debe ser algo que los despachos planifiquen y controlen, no algo que simplemente esperen que ocurra.

¿Cómo funciona R-Serve?

Ashish Rao, de HYCU: R-Serve funciona como un servicio web íntegramente dentro de la propia infraestructura en la nube del cliente y, una vez configurado, permanece disponible en todo momento.

Los usuarios inician sesión en R-Serve a través de la solución de inicio de sesión único o de identidad ya existente de la organización, como Microsoft Entra ID. No es necesario gestionar nuevas credenciales ni crear una cuenta independiente.

Desde allí, los usuarios pueden buscar, filtrar y descargar los documentos que necesiten. R-Serve no es un entorno de edición, por lo que el acceso es de solo lectura. Cualquier persona que necesite trabajar en un documento lo descarga y trabaja sin conexión en su propio dispositivo. Los cambios se pueden sincronizar volviendo a cargar los documentos actualizados en iManage Cloud. Por diseño, R-Serve no realiza ninguna escritura.

¿Cómo gestiona R-Serve la seguridad y los controles de acceso de iManage?

Nadine Weiskopf, iManage: Esta fue una de las primeras cuestiones que analizamos en profundidad. Proteger el contenido de los expedientes significa proteger los controles que lo rodean, no solo el contenido en sí mismo.

R-Serve no crea un modelo de permisos propio. El acceso se limita a los documentos que cada usuario posee y gestiona en iManage. Solo los administradores conservan una visibilidad completa de la biblioteca con fines de supervisión, junto con la descarga masiva de datos y el filtrado avanzado, y cada inicio de sesión y descarga queda registrado.

¿En qué se diferencia el acceso continuo de la copia de seguridad y la recuperación?

Ashish Rao, HYCU: La copia de seguridad y la recuperación restauran la información después de que se haya perdido, dañado o visto comprometida. El acceso continuo es diferente. Ofrece a los usuarios una forma de acceder a sus documentos de manera permanente, independientemente del entorno de producción, sin tener que recurrir al departamento de TI para cada solicitud.

Ambos son importantes, pero resuelven problemas distintos. La recuperación protege contra la pérdida de datos. El acceso continuo protege la productividad: permite a los usuarios autorizados seguir trabajando según las condiciones establecidas por la empresa.

R-Serve aúna ambas funciones. Ofrece un acceso continuo y de autoservicio sobre la base de los mismos datos independientes y protegidos que HYCU R-Cloud ya mantiene a través de las copias de seguridad.

¿Por qué es esto especialmente importante para las organizaciones del sector jurídico?

Nadine Weiskopf, de iManage: El trabajo jurídico se basa en un acceso oportuno y seguro a la información. El personal debe atender a los clientes, responder ante los tribunales y las contrapartes, y cumplir plazos que no pueden aplazarse simplemente porque no puedan acceder a sus datos en la nube.

R-Serve proporciona a las organizaciones una capa adicional de resiliencia y una mayor soberanía sobre los datos, ya que su copia protegida se almacena en un espacio que ellas mismas controlan, en la jurisdicción que decidan. Para los despachos que están desarrollando sus planes de continuidad del negocio, esto supone una aportación significativa.

¿Sustituye R-Serve a iManage o a sus capacidades de resiliencia?

Nadine Weiskopf, iManage: No. R-Serve es una capa adicional de continuidad del negocio diseñada para complementar la resiliencia que las organizaciones ya obtienen con iManage Cloud.

No es un sistema de gestión de documentos, ni es un lugar donde se realice el trabajo. Por diseño, es de solo lectura. Una vez restablecido el servicio, los usuarios vuelven a iManage y se llevan consigo cualquier trabajo que hayan completado localmente. iManage sigue siendo el sistema de registro.

¿Está R-Serve disponible ya?

Ashish Rao, HYCU: Sí. R-Serve ya está disponible para las organizaciones que protegen sus datos de iManage con HYCU R-Cloud, sin coste adicional.

iManage es la primera carga de trabajo compatible con R-Serve. HYCU tiene previsto ampliar este mismo enfoque de acceso continuo a otras cargas de trabajo en futuras versiones.

¿Cómo pueden las empresas habilitar R-Serve o verlo en acción?

Ashish Rao, HYCU: Los clientes actuales de HYCU R-Cloud que protejan datos de iManage pueden ponerse en contacto con su representante de HYCU para habilitar R-Serve.