HYCUが提供するiManage向けの新連続アクセスレイヤー「R-Serve」をご紹介します

クラウドサービスは、法務業務の進め方を一変させ、法律事務所はこれまで以上に多くの案件ライフサイクルをクラウドに移行させています。 事務所の近代化が進む中、多くの事務所では事業継続要件を正式に定めており、業務を継続するために必要な案件文書――契約書、裁判所への提出書類、調査資料、クライアントとのやり取りなど――に対して、事務所が管理する独立した復旧経路を構築しています。

HYCUとiManageは、新しいソリューション「R-Serveという新しいソリューションを共同開発しました。このソリューションは、まさに法律事務所が求めているもの、すなわち、文書にアクセスするための独立したセルフサービス方式を提供します。 この Q&A では、HYCU のシニア・プロダクト・マーケティング・マネージャーである Ashish Rao 氏と、iManage のプリンシパル・プロダクト・マーケティング・マネージャーである Nadine Weiskopf 氏が、R-Serve が iManage のエンドユーザーに、自身が所有する文書へのセカンダリアクセスを提供することで、追加の耐障害性レイヤーを通じて企業をどのように保護しているかを解説します。

なぜ、継続的なアクセスが法務組織にとって優先事項になりつつあるのでしょうか？

iManage社のナディーン・ワイスコフ氏： 現在、ほぼすべての重要なビジネスプロセスがクラウド上で実行されています。 法務組織にとって、これには、クライアントへのサービス提供、チーム間のコラボレーション、そして延期できない納期を守るために必要な文書や情報が含まれます。

クラウドプラットフォームは、コスト効率、高可用性、スケーラビリティといった多大なメリットをもたらします。 iManage Cloudは、実証済みの99.9%の可用性を備えた耐障害性を実現するよう設計されており、世界中の法律事務所が日々これを信頼して利用しています。しかし、法律事務所がテクノロジー環境の近代化を進めるにつれ、事業継続性、データ主権、および情報ガバナンスは、それ自体が取締役会レベルの関心事となっています。 クライアントは、法律事務所が機密情報をどのように保護し、独自にアクセスできるかについて、より厳しい目を向けています。また、内部監査やコンプライアンス部門は、単に特定のプラットフォームの耐障害性を指摘するだけでなく、文書化された事業継続計画の提示を法律事務所に求める傾向が強まっています。これは、四半期ごとにますます多くの法律事務所と議論しているテーマです。

文書へのアクセスが中断された場合、企業内部ではどのような事態が生じるでしょうか？

HYCU社のアッシュ・ラオ氏： その影響は即座に現れ、何が問題なのかが誰にも分からないうちに始まってしまうでしょう。 ユーザーから、文書にアクセスできないという報告が相次ぎます。IT部門は、問題がローカルなものであるか、全社的なものであるか、あるいは上流にあるのかを特定しなければなりません。障害の性質を確認するだけでも、それだけで時間がかかります。

その間も、業務は止まることはありません。 誰かが当日提出の書類を準備していたり、決算処理の真っ最中の取引をサポートしていたり、進行中の裁判案件に取り組んでいたりするでしょう。アクセスできない時間が1分でも続けば、生産性、請求可能な業務、そしてクライアントへのサービスに影響を及ぼします。これこそが、法律事務所が明確で文書化された計画を策定しておきたいと望むシナリオそのものです。つまり、そのような事態が決して起こらないことを願うのではなく、万全の対策を講じているという確信を持てるような計画です。

それによるビジネスへの影響はどのようなものでしょうか？

HYCUのアッシュ・ラオ氏： その影響は、多くの人が予想するよりも早く累積していきます。 HYCUが専門サービス企業を対象に、業界の請求単価やダウンタイムのシナリオについて行った独立した分析によると、平均時給1,145ドルの弁護士200名を擁する法律事務所の場合、データにアクセスできなくなる時間がわずか2時間でも、約458,000ドル分の請求可能な業務機会を失う可能性があります。

この数字には、納期遅れ、クライアント業務の遅延、契約上の不利益、あるいは評判の低下は含まれていません。文書を多用し、納期に追われる組織にとって、業務中断の開始から生産的な業務が再開されるまでの期間が、ビジネスへの影響の大部分が集中する時間帯となります。 これが、多くの法律事務所が事業継続計画を自らの手で進めたいと考える理由です。

すでにiManageデータの独自バックアップを行っている事務所にとって、なぜR-Serveが必要なのでしょうか？

HYCU社のアッシュィシュ・ラオ氏： バックアップは重要であり、削除、破損、暗号化、あるいはその他の理由で失われた情報を復元するために存在します。しかし、そのデータへの主要なアクセス経路が利用できない場合、社内のすべてのナレッジワーカーが一斉に自分の文書を取り戻そうとすることになります。

ITチームは、個々のユーザーのためにバックアップから優先度の高い文書を取り出すことはできますが、そのアプローチでは、数百人あるいは数千人のナレッジワーカーに対応することは到底不可能です。管理者はボトルネックとなり、時間が刻々と経過する中で、エクスポートの準備を行い、リクエストを1件ずつ処理することになります。

R-Serveは、バックアップを複製するのではなく、バックアップを基盤として構築されています。 これにより、権限のあるユーザーは、IT部門がすべてのリクエストを手作業で処理する必要なく、必要な文書に直接アクセスできるようになります。

R-Serveとは、具体的にはどのようなものなのでしょうか？

HYCU社のAshish Rao氏： R-Serveは、iManage Cloudをご利用の組織向けに提供される、HYCUの新しい継続的アクセス層です。これは、アプリケーションの変更を継続的に捕捉し、保護されたSaaSデータに対して独立したリカバリポイントを維持するHYCU R-Cloudプラットフォームの機能に基づいています。

R-Serveは、その基盤を従来の復旧の枠を超えて拡張します。これにより、権限を持つユーザーは、保護された案件文書に、独立したセルフサービス方式でアクセスできるようになります。その背後にある考え方は単純明快です。継続的なアクセスは、企業が「期待する」ものではなく、「計画し、管理する」べきものであるべきだということです。

R-Serveはどのように機能するのでしょうか？

HYCUのAshish Rao氏： R-Serveは、お客様のクラウドインフラストラクチャ内で完全にWebサービスとして動作し、一度設定されれば常に利用可能な状態を維持します。

ユーザーは、Microsoft Entra IDなど、組織がすでに導入しているシングルサインオン（SSO）やID管理ソリューションを通じて、R-Serveにサインインします。管理すべき新しい認証情報はなく、別途アカウントをプロビジョニングする必要もありません。

そこから、ユーザーは必要なドキュメントを検索、フィルタリング、ダウンロードすることができます。R-Serveは編集環境ではないため、アクセスは読み取り専用となります。 ドキュメントの編集が必要な方は、ドキュメントをダウンロードし、ご自身のデバイスでオフラインで作業を行います。変更内容は、更新したドキュメントをiManage Cloudに更新されたドキュメントをアップロードすることで、変更内容を同期させることができます。R-Serveは設計上、何も書き戻しません。

R-Serve は、iManage のセキュリティおよびアクセス制御をどのように処理しているのでしょうか？

Nadine Weiskopf 氏（iManage）： これは、私たちが最初に綿密に検討した事項の一つでした。 案件コンテンツを保護するということは、コンテンツそのものだけでなく、それを取り巻く制御も保護することを意味します。

R-Serve は独自の権限モデルを作成しません。アクセスは、各ユーザーが iManage 内で所有および操作するドキュメントに限定されます。管理者だけが、監視のためにライブラリ全体を閲覧できるほか、データの一括ダウンロードや高度なフィルタリングを行うことができ、すべてのサインインおよびダウンロードはログに記録されます。

継続的なアクセスは、バックアップやリカバリとどのように異なるのでしょうか？

HYCU社のAshish Rao氏： バックアップやリカバリは、情報が失われたり、破損したり、侵害されたりした後に、その情報を復元するものです。 継続的アクセスはこれとは異なります。これは、本番環境に依存することなく、リクエストのたびにIT部門を経由することなく、ユーザーが継続的に自身のドキュメントにアクセスできる手段を提供します。

どちらも重要ですが、解決する課題は異なります。リカバリはデータ損失から保護します。継続的アクセスは生産性を保護します。つまり、権限のあるユーザーが、企業の定める条件に従って業務を継続できるようにするのです。

R-Serveは、この2つを統合します。HYCU R-Cloudがバックアップを通じてすでに維持している、独立した保護されたデータの上に、継続的なセルフサービス型アクセスを構築します。

なぜこれが特に法務組織にとって重要なのでしょうか？

iManage社のナディーン・ワイスコフ氏： 法務業務は、情報へのタイムリーかつ安全なアクセスによって成り立っています。 クラウドデータにアクセスできないという理由だけで、クライアントへの対応や、裁判所や取引相手への回答、そして変更の許されない締切の遵守が妨げられてはなりません。

R-Serveは、組織が管理するストレージに、自らが決定した管轄区域内で保護されたコピーを保管することで、組織にさらなるレジリエンスとより高いデータ主権をもたらします。 事業継続計画を策定中の法律事務所にとって、これは有意義な追加機能となります。

R-Serveは、iManageやその耐障害機能に代わるものなのでしょうか？

iManageのナディーン・ワイスコフ氏： いいえ。R-Serveは、組織がiManage Cloudを通じてすでに得ている耐障害性を補完するように設計された、追加の事業継続レイヤーです。

これは文書管理システムではなく、作業を行う場所でもありません。設計上、読み取り専用となっています。 サービスが復旧すると、ユーザーはiManageに戻り、ローカルで完了した作業をiManageに持ち帰ります。iManageは引き続き、記録管理システムとしての役割を果たします。

R-Serveは現在利用可能ですか？

HYCUのアッシュ・ラオ氏： はい。 R-Serveは、HYCU R-CloudでiManageデータを保護している組織向けに、追加費用なしで本日よりご利用いただけます。

iManageは、R-Serveがサポートする最初のワークロードです。HYCUは、今後のリリースにおいて、この継続的なアクセスアプローチを他のワークロードにも拡大する予定です。

企業はどのようにして R-Serve を有効にしたり、その動作を確認したりできますか？

HYCU の Ashish Rao 氏： iManageデータを保護している既存のHYCU R-Cloudのお客様は、HYCUの担当者にご連絡いただき、R-Serveを有効化することができます。