Sauvegarde et récupération de Docusign : Protéger vos signatures numériques

Docusign a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent la signature de documents, en offrant une commodité et une efficacité sans précédent. Cependant, de nombreux utilisateurs ne sont pas conscients des risques potentiels associés à la perte de données dans leurs comptes Docusign. Ce billet explore les aspects cruciaux de la sauvegarde de vos données Docusign, en expliquant pourquoi elle est essentielle et comment les utilisateurs et les services informatiques peuvent mettre en œuvre des stratégies efficaces pour sauvegarder leurs signatures numériques et les documents associés.

Avant de nous plonger dans les stratégies de sauvegarde, examinons les rôles clés que joue Docusign dans les entreprises, notamment :

• Facilite les signatures électroniques juridiquement contraignantes
• Rationalise les processus de gestion et d'approbation des contrats
• Renforce la sécurité et la conformité des documents
• Accélère les transactions commerciales et réduit les coûts

Quelles sont les menaces courantes qui pèsent sur les données Docusign ?

1. L'erreur humaine avec des suppressions ou des modifications accidentelles de documents et de modèles importants peut retarder votre activité de plusieurs heures, voire de plusieurs jours.
2. Les pépins du système ou les temps d'arrêt temporaires, bien que Docusign ait généralement un bon temps de fonctionnement, même des pépins mineurs ou des pannes temporaires peuvent avoir un impact significatif sur vos opérations.
3. Des employés mécontents malveillants ou ceux qui cherchent à réduire leur charge de travail peuvent intentionnellement supprimer ou modifier des données importantes.
4. Les rançongiciels et les attaques par hameçonnage sont en augmentation avec Docusign - l'imitation de courriels d'hameçonnage constitue une menace sérieuse. Avec un marché souterrain florissant pour les faux modèles et les identifiants de connexion, les attaquants peuvent facilement créer des courriels de phishing convaincants pour tromper les employés et accéder à des informations sensibles.

Pourquoi vous devez sauvegarder votre Docusign

Docusign fournit une reprise après sinistre au niveau de la plateforme, qui est conçue pour assurer la disponibilité et la fonctionnalité globales de leur service. Cela signifie qu'en cas de défaillance majeure du système ou de catastrophe naturelle affectant l'infrastructure de Docusign, l'entreprise a mis en place des mesures pour récupérer ses systèmes et maintenir la continuité du service.

Toutefois, il est important de noter que cette reprise après sinistre est focalisée sur la plateforme, et non sur les comptes d'utilisateurs individuels. Elle est conçue pour éviter les interruptions de service prolongées et garantir que la plateforme Docusign reste opérationnelle. Cela ne signifie pas nécessairement que toutes les données des utilisateurs individuels seront entièrement protégées ou récupérables dans tous les scénarios.

Fonctionnalité de sauvegarde de Docusign

Bien que Docusign offre certaines fonctions intégrées pour aider à protéger vos données, vous devez comprendre leurs limites. Docusign propose certaines fonctionnalités intégrées pour protéger vos données :

1. Pistes d'audit pour suivre l'historique des documents
2. Rétention limitée des éléments supprimés (généralement 30 jours)
3. Option de téléchargement des documents signés

Docusign propose des pistes d'audit qui vous permettent de suivre l'historique de vos documents, y compris les personnes qui les ont consultés, signés ou apportés des modifications. Cette fonctionnalité est essentielle pour maintenir la transparence et peut être utile en cas de litiges ou d'audits de conformité.

Docusign propose également une période de conservation limitée pour les éléments supprimés, généralement d'environ 30 jours. Pendant cette période, vous pouvez récupérer les documents qui ont été supprimés accidentellement. Cependant, il est crucial de noter qu'il s'agit d'une fenêtre relativement courte, et qu'une fois cette période expirée, les données sont définitivement perdues.

La plateforme offre une option permettant de télécharger manuellement les documents signés. Si cette option peut s'avérer utile pour créer des sauvegardes locales de documents individuels, il ne s'agit pas d'une solution complète ou automatisée. Pour les entreprises qui traitent un volume important de documents, ce processus manuel peut prendre du temps et être sujet à des erreurs humaines.

Ce n'est peut-être pas suffisant pour une solution complète de protection et de récupération des données.

Le coût réel de la perte de données Docusign

Pour souligner l'importance des sauvegardes Docusign, considérez les conséquences potentielles :

• Problèmes juridiques et de conformité dus à l'absence de preuves contractuelles
• Pertes financières dues à des transactions retardées ou annulées
• Dégradation des relations commerciales et de la réputation
• Perte de productivité pendant les efforts de récupération des données

Protection de vos données Docusign

L'une des principales limites du service de Docusign est l'absence d'une solution de sauvegarde intégrée et complète pour toutes les données de compte. Bien que Docusign offre certaines fonctionnalités qui peuvent aider à la récupération des données, telles que la possibilité de récupérer des éléments récemment supprimés et de télécharger des documents signés, ces fonctionnalités sont loin de constituer un véritable système de sauvegarde.

Une solution de sauvegarde complète devrait idéalement inclure :

• Des sauvegardes automatiques et programmées de toutes les données du compte
• La possibilité de restaurer facilement les données à un moment précis
• La sauvegarde non seulement des documents, mais aussi des modèles, des paramètres utilisateur et d'autres données spécifiques au compte
• Des options de conservation à long terme à des fins de conformité et d'archivage

Mettre en œuvre des sauvegardes régulières : Envisagez de mettre en place un programme de sauvegarde de vos données Docusign. Il peut s'agir d'utiliser l'API de Docusign pour exporter automatiquement les documents et les métadonnées associées sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Stockez ces sauvegardes dans un endroit sûr, hors site, pour vous protéger contre les catastrophes locales ou les pannes de système.

Utiliser le contrôle de version: Pour les documents et les modèles critiques, mettez en place un système de contrôle de version. Cela vous permet de suivre les modifications au fil du temps et de revenir aux versions précédentes si nécessaire. Bien que Docusign n'offre pas cette fonctionnalité de manière native, vous pouvez y parvenir en exportant et en archivant régulièrement vos documents.

Une solution de sauvegarde tierce : Il existe de nombreuses solutions de sauvegarde spécialisées qui peuvent s'intégrer directement à Docusign, comme HYCU. HYCU offre des fonctionnalités telles que des sauvegardes automatiques et régulières de l'ensemble de votre compte Docusign, une restauration facile des versions précédentes ou des fichiers définitivement supprimés, et la possibilité de comparer les versions des projets, des tâches, des commentaires et des champs personnalisés.

Sécurité du stockage hors site: Veillez à ce que vos données de sauvegarde soient stockées en toute sécurité hors site. Il peut s'agir d'un service de stockage en nuage distinct ou d'un emplacement physique différent de celui de votre entreprise principale. Vous protégez ainsi vos données contre les catastrophes locales et vous disposez d'une couche de sécurité supplémentaire.

Mettre en place des contrôles d'accès : Limitez qui peut supprimer ou modifier les données critiques de Docusign. En mettant en place des contrôles d'accès basés sur les rôles, vous pouvez réduire le risque de perte de données accidentelle ou malveillante.

Test et vérification réguliers : Ne vous contentez pas de mettre en place des sauvegardes et de les oublier. Testez régulièrement vos processus de sauvegarde et de récupération pour vous assurer qu'ils fonctionnent comme prévu. Cela inclut la vérification de l'intégrité des données sauvegardées et la pratique du processus de restauration.

Éduquez les utilisateurs : Assurez-vous que tous les utilisateurs de votre système Docusign comprennent l'importance de la protection des données et sachent comment utiliser les outils de sauvegarde que vous avez mis en place. Des sessions de formation régulières peuvent aider à renforcer les bonnes pratiques et à réduire le risque de perte de données due à une erreur de l'utilisateur.

Sans un tel système intégré à Docusign, les utilisateurs doivent soit gérer manuellement la protection de leurs données, soit rechercher des solutions tierces pour combler cette lacune. Ceci est particulièrement crucial pour les entreprises qui traitent un volume élevé de documents importants via Docusign, car les processus de sauvegarde manuelle peuvent prendre du temps et être sujets à des erreurs.

L'intégrité et la disponibilité de vos données Docusign sont primordiales. En mettant en œuvre une solide stratégie de sauvegarde et de récupération, vous protégez non seulement votre organisation contre la perte potentielle de données, mais vous assurez également la continuité des activités et la conformité. Que vous soyez un utilisateur individuel ou que vous fassiez partie d'un service informatique gérant Docusign à grande échelle, prendre des mesures proactives pour sauvegarder vos signatures numériques et les documents associés est un investissement dans la sécurité et le succès futurs de votre entreprise.

Informations complémentaires :

• Demandez un HYCU pour une démonstration Docusign
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• Research: Rapport sur l'état du SaaS
• Brochure HYCU R-Cloud