Copia de seguridad y recuperación de Docusign: Protección de sus firmas digitales

Docusign ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan la firma de documentos, ofreciendo una comodidad y eficacia sin precedentes. Sin embargo, muchos usuarios desconocen los riesgos potenciales asociados a la pérdida de datos en sus cuentas de Docusign. Este post explora los aspectos cruciales de realizar copias de seguridad de sus datos de Docusign, analizando por qué es esencial y cómo tanto los usuarios como los departamentos de TI pueden implementar estrategias eficaces para salvaguardar sus firmas digitales y documentos asociados.

Antes de sumergirnos en las estrategias de copia de seguridad, consideremos las funciones clave que Docusign desempeña en las empresas, entre las que se incluyen:

• Facilita las firmas electrónicas legalmente vinculantes
• Agiliza la gestión de contratos y los procesos de aprobación
• Mejora la seguridad y el cumplimiento de los documentos
• Acelera las transacciones comerciales y reduce los costes

¿Cuáles son las amenazas comunes a los datos de Docusign?

1. Errores humanos con borrados accidentales o cambios en documentos y plantillas importantes pueden hacer que su negocio retroceda horas o incluso días.
2. Averías del sistema o tiempo de inactividad temporal, aunque Docusign suele tener un buen tiempo de actividad, incluso pequeñas averías o cortes temporales pueden afectar significativamente a sus operaciones.
3. Empleados descontentos malintencionados o aquellos que buscan reducir su carga de trabajo pueden borrar o alterar intencionadamente datos importantes.
4. Ataques de ransomware y phishing con Docusign: la imitación de correos electrónicos de phishing supone una grave amenaza. Con un floreciente mercado clandestino de plantillas y credenciales de inicio de sesión falsas, los atacantes pueden elaborar fácilmente correos electrónicos de phishing convincentes para engañar a los empleados y obtener acceso a información confidencial.

Por qué necesita hacer una copia de seguridad de su Docusign

Docusign sí proporciona recuperación de desastres a nivel de plataforma, que está diseñada para garantizar la disponibilidad y funcionalidad general de su servicio. Esto significa que en caso de que se produzca un fallo importante del sistema o un desastre natural que afecte a la infraestructura de Docusign, disponen de medidas para recuperar sus sistemas y mantener la continuidad del servicio.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que esta recuperación ante desastres está enfocada a la plataforma, no a las cuentas de usuario individuales. Está diseñada para evitar interrupciones prolongadas del servicio y garantizar que la plataforma Docusign permanezca operativa. Esto no significa necesariamente que todos los datos de los usuarios individuales estarán totalmente protegidos o podrán recuperarse en todos los casos.

Funcionalidad de copia de seguridad de Docusign

Aunque Docusign ofrece algunas funciones integradas para ayudarle a proteger sus datos, debe conocer sus limitaciones. Docusign ofrece algunas funciones integradas que le ayudarán a proteger sus datos:

1. Seguimiento de auditoría para rastrear el historial de documentos
2. Conservación limitada de los elementos eliminados (normalmente 30 días)
3. Opción de descargar documentos firmados

Docusign ofrece seguimientos de auditoría, que le permiten rastrear el historial de sus documentos, incluyendo quién los ha visto, firmado o realizado cambios en ellos. Esta función es crucial para mantener la transparencia y puede ser útil en caso de disputas o auditorías de cumplimiento.

Docusign también ofrece un periodo de retención limitado para los elementos eliminados, normalmente de unos 30 días. Durante este tiempo, puede recuperar los documentos que se borraron accidentalmente. Sin embargo, es crucial tener en cuenta que se trata de una ventana relativamente corta, y una vez que expira este período, los datos se pierden permanentemente.

La plataforma sí ofrece una opción para descargar documentos firmados manualmente. Aunque esto puede ser útil para crear copias de seguridad locales de documentos individuales, no es una solución completa ni automatizada. Para las empresas que manejan un gran volumen de documentos, este proceso manual puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos.

Esto puede no ser suficiente para una solución completa de protección y recuperación de datos.

El verdadero coste de la pérdida de datos de Docusign

Para subrayar la importancia de las copias de seguridad de Docusign, considere las posibles consecuencias:

• Problemas legales y de cumplimiento debido a la falta de pruebas contractuales
• Pérdidas financieras por transacciones retrasadas o anuladas
• Daños a las relaciones comerciales y a la reputación
• Pérdida de productividad durante los esfuerzos de recuperación de datos

Proteja sus datos de Docusign

Una de las limitaciones clave del servicio de Docusign es la ausencia de una solución de copia de seguridad integrada y completa para todos los datos de la cuenta. Aunque Docusign ofrece algunas funciones que pueden ayudar en la recuperación de datos, como la posibilidad de recuperar elementos eliminados recientemente y descargar documentos firmados, estas funciones no llegan a ser un verdadero sistema de copia de seguridad.

Una solución integral de copia de seguridad incluiría idealmente:

• Copias de seguridad automáticas y programadas de todos los datos de la cuenta
• La capacidad de restaurar fácilmente los datos a un punto específico en el tiempo
• Copias de seguridad no sólo de documentos, sino también de plantillas, configuraciones de usuario y otros datos específicos de la cuenta
• Opciones de retención a largo plazo para fines de cumplimiento y archivo

Implemente copias de seguridad periódicas: Considere la posibilidad de establecer un programa para realizar copias de seguridad de sus datos de Docusign. Esto podría implicar el uso de la API de Docusign para exportar automáticamente los documentos y los metadatos asociados de forma diaria o semanal. Almacene estas copias de seguridad en una ubicación segura y externa para protegerse frente a desastres locales o fallos del sistema.

Utilice el control de versiones: Para los documentos y plantillas críticos, implemente un sistema de control de versiones. Esto le permitirá realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo y volver a versiones anteriores en caso necesario. Aunque Docusign no ofrece esta funcionalidad de forma nativa, puede conseguirla exportando y archivando regularmente sus documentos.

Una solución de copia de seguridad de terceros: Existen muchas soluciones especializadas en copias de seguridad que pueden integrarse directamente con Docusign, como HYCU. HYCU ofrece funciones como copias de seguridad automáticas y periódicas de toda su cuenta Docusign, restauración sencilla de versiones anteriores o archivos eliminados permanentemente, y la posibilidad de comparar versiones de proyectos, tareas, comentarios y campos personalizados.

Almacenamiento seguro fuera del sitio: Asegúrese de que sus datos de copia de seguridad se almacenan de forma segura fuera del sitio. Esto podría ser en un servicio de almacenamiento en la nube independiente o en una ubicación física distinta de la ubicación principal de su empresa. Esto protege sus datos de desastres localizados y proporciona una capa adicional de seguridad.

Implemente controles de acceso: Limite quién puede eliminar o modificar datos críticos de Docusign. Al implementar controles de acceso basados en funciones, puede reducir el riesgo de pérdida de datos accidental o malintencionada.

Pruebas y verificaciones periódicas: No se limite a configurar copias de seguridad y olvidarse de ellas. Pruebe regularmente sus procesos de copia de seguridad y recuperación para asegurarse de que funcionan como se espera. Esto incluye verificar la integridad de los datos de las copias de seguridad y practicar el proceso de restauración.

Educe a los usuarios: Asegúrese de que todos los usuarios de su sistema Docusign comprenden la importancia de la protección de datos y saben cómo utilizar cualquier herramienta de copia de seguridad que haya implementado. Las sesiones de formación periódicas pueden ayudar a reforzar las buenas prácticas y a reducir el riesgo de pérdida de datos debido a un error del usuario.

Sin un sistema de este tipo integrado en Docusign, los usuarios se ven obligados a gestionar manualmente la protección de sus datos o a buscar soluciones de terceros para llenar este vacío. Esto es especialmente crucial para las empresas que manejan un gran volumen de documentos importantes a través de Docusign, ya que los procesos manuales de copia de seguridad pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores.

La integridad y disponibilidad de sus datos de Docusign son primordiales. Mediante la implementación de una sólida estrategia de copia de seguridad y recuperación, no sólo protegerá a su organización de posibles pérdidas de datos, sino que también garantizará la continuidad y el cumplimiento de la normativa empresarial. Tanto si es un usuario individual como si forma parte de un departamento de TI que gestiona Docusign a escala, tomar medidas proactivas para salvaguardar sus firmas digitales y documentos asociados es una inversión en la seguridad y el éxito futuros de su empresa.

Información adicional:

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