Docusign Sicherung und Wiederherstellung: Schutz für Ihre digitalen Signaturen

Docusign hat die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente signieren, revolutioniert und bietet beispiellosen Komfort und Effizienz. Viele Benutzer sind sich jedoch nicht der potenziellen Risiken bewusst, die mit einem Datenverlust in ihren Docusign-Konten verbunden sind. Dieser Beitrag befasst sich mit den entscheidenden Aspekten der Sicherung Ihrer Docusign-Daten und zeigt auf, warum dies so wichtig ist und wie sowohl Benutzer als auch IT-Abteilungen wirksame Strategien zum Schutz ihrer digitalen Signaturen und der damit verbundenen Dokumente umsetzen können.

Bevor wir uns mit Backup-Strategien beschäftigen, lassen Sie uns die Schlüsselrollen betrachten, die Docusign in Unternehmen spielt:

• Erleichtert rechtsverbindliche elektronische Unterschriften
• Strafft das Vertragsmanagement und die Genehmigungsprozesse
• Verbessert die Dokumentensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften
• Beschleunigt Geschäftstransaktionen und senkt Kosten

Was sind die häufigsten Bedrohungen für Docusign-Daten?

1. Menschliches Versagen durch versehentliches Löschen oder Ändern von wichtigen Dokumenten und Vorlagen kann Ihr Unternehmen um Stunden oder sogar Tage zurückwerfen.
2. Systemstörungen oder vorübergehende Ausfallzeiten, obwohl Docusign im Allgemeinen eine gute Betriebszeit hat, können selbst kleinere Störungen oder vorübergehende Ausfälle Ihren Betrieb erheblich beeinträchtigen.
3. Böswillige verärgerte Mitarbeiter oder solche, die ihre Arbeitslast verringern wollen, können absichtlich wichtige Daten löschen oder verändern.
4. Ransomware und Phishing-Angriffe sind bei Docusign auf dem Vormarsch - nachgeahmte Phishing-E-Mails stellen eine ernsthafte Bedrohung dar. Da es einen florierenden Untergrundmarkt für gefälschte Vorlagen und Anmeldedaten gibt, können Angreifer leicht überzeugende Phishing-E-Mails erstellen, um Mitarbeiter auszutricksen und sich Zugang zu sensiblen Informationen zu verschaffen.

Warum Sie Ihr Docusign sichern müssen

Docusign bietet eine Notfallwiederherstellung auf Plattformebene an, die die Gesamtverfügbarkeit und Funktionalität des Dienstes sicherstellen soll. Das bedeutet, dass im Falle eines größeren Systemausfalls oder einer Naturkatastrophe, die die Infrastruktur von Docusign beeinträchtigt, Maßnahmen ergriffen werden, um die Systeme wiederherzustellen und die Kontinuität des Dienstes aufrechtzuerhalten.

Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass sich diese Notfallwiederherstellung auf die Plattform konzentriert, nicht auf einzelne Benutzerkonten. Sie dient dazu, längere Serviceausfälle zu verhindern und sicherzustellen, dass die Docusign-Plattform betriebsbereit bleibt. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass alle individuellen Benutzerdaten in jedem Szenario vollständig geschützt oder wiederherstellbar sind.

Docusigns Backup-Funktionalität

Obgleich Docusign einige integrierte Funktionen zum Schutz Ihrer Daten bietet, sollten Sie deren Grenzen kennen. Docusign bietet einige integrierte Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Daten zu schützen:

1. Prüfprotokolle zur Verfolgung des Dokumentenverlaufs
2. Begrenzte Aufbewahrung gelöschter Objekte (in der Regel 30 Tage)
3. Option zum Herunterladen signierter Dokumente

Docusign bietet Prüfprotokolle, mit denen Sie den Verlauf Ihrer Dokumente verfolgen können, einschließlich der Personen, die sie angesehen, signiert oder geändert haben. Diese Funktion ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Transparenz und kann im Falle von Streitigkeiten oder Compliance-Audits hilfreich sein.

Docusign bietet außerdem eine begrenzte Aufbewahrungsfrist für gelöschte Objekte, in der Regel etwa 30 Tage. Während dieser Zeit können Sie versehentlich gelöschte Dokumente wiederherstellen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass es sich hierbei um ein relativ kurzes Zeitfenster handelt und die Daten nach Ablauf dieser Frist endgültig verloren sind.

Die Plattform bietet die Möglichkeit, signierte Dokumente manuell herunterzuladen. Dies kann zwar nützlich sein, um lokale Backups einzelner Dokumente zu erstellen, ist aber keine umfassende oder automatisierte Lösung. Für Unternehmen, die mit einer großen Anzahl von Dokumenten zu tun haben, kann dieser manuelle Prozess zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sein.

Für eine vollständige Datensicherungs- und Wiederherstellungslösung ist dies möglicherweise nicht ausreichend.

Die wahren Kosten eines Docusign-Datenverlusts

Um die Bedeutung von Docusign-Backups zu unterstreichen, sollten Sie sich die möglichen Konsequenzen vor Augen führen:

• Rechts- und Compliance-Probleme aufgrund fehlender Vertragsnachweise
• Finanzielle Verluste durch verzögerte oder ungültige Transaktionen
• Schäden für Geschäftsbeziehungen und den Ruf
• Produktivitätsverlust während der Datenwiederherstellung

Schützen Sie Ihre Docusign-Daten

Eine der wichtigsten Einschränkungen des Docusign-Dienstes ist das Fehlen einer integrierten, umfassenden Backup-Lösung für alle Kontodaten. Docusign bietet zwar einige Funktionen, die bei der Datenwiederherstellung helfen können, wie z.B. die Möglichkeit, kürzlich gelöschte Elemente wiederherzustellen und signierte Dokumente herunterzuladen, aber diese Funktionen reichen nicht an ein echtes Backup-System heran.

Eine umfassende Backup-Lösung würde idealerweise umfassen:

• Automatische, geplante Backups aller Kontodaten
• Die Möglichkeit, Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt wiederherzustellen
• Backup nicht nur von Dokumenten, sondern auch von Vorlagen, Benutzereinstellungen und anderen kontospezifischen Daten
• Langfristige Aufbewahrungsoptionen für Compliance- und Archivierungszwecke

Implementieren Sie regelmäßige Backups: Erwägen Sie die Einrichtung eines Zeitplans für die Sicherung Ihrer Docusign-Daten. Dies könnte bedeuten, dass Sie die API von Docusign verwenden, um Dokumente und zugehörige Metadaten automatisch täglich oder wöchentlich zu exportieren. Bewahren Sie diese Sicherungen an einem sicheren, externen Ort auf, um sich vor lokalen Katastrophen oder Systemausfällen zu schützen.

Verwenden Sie eine Versionskontrolle: Für wichtige Dokumente und Vorlagen sollten Sie ein Versionskontrollsystem einrichten. So können Sie Änderungen im Laufe der Zeit nachverfolgen und bei Bedarf auf frühere Versionen zurückgreifen. Docusign bietet diese Funktion zwar nicht von Haus aus, aber Sie können sie durch regelmäßiges Exportieren und Archivieren Ihrer Dokumente erreichen.

Eine Backup-Lösung von Drittanbietern: Es gibt viele spezialisierte Backup-Lösungen, die direkt in Docusign integriert werden können, wie HYCU. HYCU bietet Funktionen wie automatische, regelmäßige Backups Ihres gesamten Docusign-Kontos, die einfache Wiederherstellung früherer Versionen oder dauerhaft gelöschter Dateien und die Möglichkeit, Versionen von Projekten, Aufgaben, Kommentaren und benutzerdefinierten Feldern zu vergleichen.

Sichere Speicherung außerhalb des Unternehmens: Stellen Sie sicher, dass Ihre Backup-Daten sicher außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. Dies kann in einem separaten Cloud-Speicherdienst oder an einem physischen Standort sein, der sich von Ihrem Hauptgeschäftssitz unterscheidet. Dies schützt Ihre Daten vor lokalen Katastrophen und bietet eine zusätzliche Sicherheitsebene.

Implementieren Sie Zugriffskontrollen: Schränken Sie ein, wer wichtige Docusign-Daten löschen oder ändern kann. Durch die Implementierung rollenbasierter Zugriffskontrollen können Sie das Risiko eines versehentlichen oder böswilligen Datenverlusts verringern.

Reguläres Testen und Überprüfen: Richten Sie nicht einfach Backups ein und vergessen Sie sie. Testen Sie regelmäßig Ihre Backup- und Wiederherstellungsprozesse, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktionieren. Dazu gehört die Überprüfung der Integrität der gesicherten Daten und das Üben des Wiederherstellungsprozesses.

Schulen Sie die Benutzer: Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer Ihres Docusign-Systems die Bedeutung des Datenschutzes verstehen und wissen, wie Sie die von Ihnen implementierten Backup-Tools verwenden. Regelmäßige Schulungen können dazu beitragen, bewährte Verfahren zu festigen und das Risiko von Datenverlusten aufgrund von Benutzerfehlern zu verringern.

Ohne ein solches in Docusign integriertes System müssen die Benutzer ihre Datensicherung entweder manuell verwalten oder Lösungen von Drittanbietern suchen, um diese Lücke zu schließen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die eine große Menge wichtiger Dokumente über Docusign verarbeiten, da manuelle Backup-Prozesse zeitaufwändig und fehleranfällig sein können.

Die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Docusign-Daten sind von größter Bedeutung. Durch die Implementierung einer robusten Backup- und Wiederherstellungsstrategie schützen Sie Ihr Unternehmen nicht nur vor potenziellem Datenverlust, sondern sorgen auch für Geschäftskontinuität und Compliance. Unabhängig davon, ob Sie ein Einzelanwender oder Teil einer IT-Abteilung sind, die Docusign in großem Umfang verwaltet, ist die Ergreifung proaktiver Maßnahmen zum Schutz Ihrer digitalen Signaturen und der damit verbundenen Dokumente eine Investition in die zukünftige Sicherheit und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Zusätzliche Informationen:

• HYCU für Docusign Demo anfordern
• Gartner Magic Quadrant for Enterprise Backup and Recovery: Sehen Sie, warum HYCU bereits drei Jahre in Folge als Visionär ausgezeichnet wurde.
• Research: State of the SaaS Report
• HYCU R-Cloud Broschüre