Zurück zur Schule: Unverzichtbare Backup-Strategien für öffentliche K-12-Schulen

Während sich Lehrer, Dozenten und Schüler auf den Beginn eines neuen Schuljahres vorbereiten, ist es für öffentliche K-12-Schulen von entscheidender Bedeutung, die besten Praktiken für Backup und Disaster Recovery zu berücksichtigen. Wo riesige Mengen digitaler Daten für die Bildung unerlässlich sind, war die Sicherung von Daten noch nie so wichtig wie heute.

Die Bedeutung einer Backup-Lösung für Schulen kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. K-12 ist ein Hauptziel für Cyberkriminelle geworden. Diese Angriffe können den Schulbetrieb lahmlegen, sensible Daten kompromittieren und zu finanziellen Schäden führen. Eine umfassende Backup-Strategie ist die beste Verteidigung einer Schule gegen Datenverlust, sei es durch böswillige Angriffe, menschliches Versagen oder unvorhergesehene Naturkatastrophen.

Quelle: USA Today, März 2024

Die Landschaft der Schuldaten verstehen

Bevor Sie sich auf Backup-Strategien stürzen, müssen wir den Umfang der Daten verstehen, die Schulen verwalten. Dazu gehören:

• Persönliche Daten von Schülern und akademische Aufzeichnungen
• Daten von Mitarbeitern und Lehrkräften, einschließlich Gehaltsabrechnungen
• Verwaltungsdokumente und finanzielle Aufzeichnungen
• Digitale Lernmaterialien und Ressourcen
• Kommunikationsprotokolle zwischen Mitarbeitern, Schülern und Eltern

Jede dieser Daten muss geschützt werden, nicht nur aus Gründen der betrieblichen Kontinuität, sondern auch, um Vorschriften wie die Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). FERPA schreibt vor, dass Schulen persönlich identifizierbare Schülerdaten verschlüsseln müssen, sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung. Es schreibt auch die Vernichtung von Daten vor, wenn diese gelöscht werden, was die Datenverwaltung in Bildungseinrichtungen noch komplexer macht.

Wesentliche Backup-Strategien für K-12 Schulen

1. Implementieren Sie den 3-2-1 Ansatz

Die 3-2-1 Backup-Strategie ist ein grundlegendes Prinzip des Datenschutzes, das Schulen übernehmen sollten. Dieser Ansatz beinhaltet:

• Bewahren Sie drei Kopien Ihrer Daten
• Bewahren Sie zwei Kopien auf verschiedenen Geräten vor Ort auf (z.B. Ihr Primärsystem und ein lokales Backup-Laufwerk)
• Speichern Sie eine Kopie außerhalb des Standorts, vorzugsweise in der Cloud

Damit ist sichergestellt, dass Sie selbst dann, wenn eine oder zwei Kopien kompromittiert werden, immer noch ein sicheres Backup haben, von dem Sie wiederherstellen können. Für Schulen könnte dies bedeuten, dass die Daten auf Schulservern, auf externen Festplatten an einem sicheren Ort und in einem Cloud-Speicherdienst aufbewahrt werden.

2. Berücksichtigen Sie Backup as a Service (BaaS)

Backup as a Service (BaaS) ist eine zunehmend beliebte Option für Schulen, insbesondere für solche mit begrenzten IT-Ressourcen. BaaS-Anbieter bieten Cloud-basierte Backup-Lösungen für Schulen an, die extern verwaltet werden und mehrere Vorteile bieten:

• Fernverwaltung, die das IT-Personal der Schule entlastet
• Verschlüsselung und Datenvalidierung
• Versionsverlauf, der die Wiederherstellung früherer Dateiversionen ermöglicht

BaaS kann für IT-Teams an Schulen besonders hilfreich sein, um externes Wissen und Ressourcen zu nutzen, ohne dass umfangreiche interne Kapazitäten erforderlich sind.

3. Einrichten einer Datenorganisation

Effektive Backup-Strategien beruhen auf gut organisierten Daten. Schulen sollten:

• Konsistente Namenskonventionen für Dateien und Ordner einführen
• Daten zur leichteren Verwaltung in einem zentralen Repository aufbewahren
• Archive für die langfristige Speicherung wichtiger, aber selten genutzter Daten anlegen

Durch die Umsetzung dieser Praktiken können Schulen sicherstellen, dass Daten nicht nur gesichert werden, sondern bei Bedarf auch leicht wiederherstellbar sind.

4. Backup-Prozesse automatisieren

Manuelle Backups sind anfällig für menschliche Fehler und Inkonsistenzen. Automatisierte Backup-Lösungen sorgen dafür, dass Daten regelmäßig gesichert werden, ohne dass sich das IT-Personal ständig darum kümmern muss. Dies ist besonders wichtig für Schulen, in denen die IT-Teams überlastet sind.

5. Datenschutzbestimmungen einhalten

Schulen müssen sicherstellen, dass ihre Backup-Strategien mit den einschlägigen Bestimmungen übereinstimmen. Dazu gehören:

• Verschlüsselung der Daten sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung
• Einrichten von Verfahren zur ordnungsgemäßen Datenlöschung
• Aufzeichnung von Datenzugriffen und -änderungen

Die Einhaltung dieser Vorschriften schützt nicht nur die Schule rechtlich, sondern gewährleistet auch den Datenschutz und die Sicherheit von Schüler- und Mitarbeiterdaten.

6. Regelmäßige Tests und Protokollüberprüfungen

Ein Backup ist nur so gut wie seine Fähigkeit, Daten bei Bedarf wiederherzustellen. Schulen sollten:

• Periodisch ihre Backups testen, um sicherzustellen, dass die Daten erfolgreich wiederhergestellt werden können
• Regelmäßig die Backup-Protokolle überprüfen, um eventuelle Probleme sofort zu erkennen und zu beheben

Diese Praktiken tragen dazu bei, dass die Backup-Systeme im Falle einer echten Krise die erwartete Leistung erbringen.

7. Personal und Schüler schulen

Das menschliche Element bleibt ein entscheidender Faktor beim Datenschutz. Schulen sollten:

• Regelmäßige Schulungen zu bewährten Verfahren der Datensicherheit anbieten
• Schüler über die Bedeutung der Sicherung ihrer Arbeit aufklären
• Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter ihre Rolle bei der Aufrechterhaltung der Datenintegrität verstehen

Durch die Förderung einer Kultur des Datenbewusstseins können Schulen das Risiko von Datenverlusten aufgrund menschlicher Fehler erheblich verringern.

Wie sieht der Disaster Recovery Plan Ihrer Schule aus?

Ein Disaster Recovery Plan dient sowohl als Notfallstrategie als auch als Rahmen für die Kontinuität des Betriebs. Er besteht aus vier Schlüsselelementen. Durch die Entwicklung eines umfassenden Notfallplans können Schulen ihre Bereitschaft zur Wiederaufnahme des Unterrichts nach katastrophalen Ereignissen, seien es Naturkatastrophen oder Ransomware-Angriffe, verbessern.

Die langfristigen Vorteile eines robusten Backups für Schulen

Die Implementierung einer Backup-Strategie bietet mehrere langfristige Vorteile für K-12 Schulen:

1. Schnelle Wiederherstellung: Im Falle eines Cyberangriffs oder einer Naturkatastrophe können Schulen ihre Systeme schnell wiederherstellen und den Betrieb wieder aufnehmen, wodurch die Unterbrechung des Bildungsprozesses minimiert wird.
2. Datenschutz: Robuste Backups schützen sensible Daten vor Verlust oder Diebstahl und schützen die Privatsphäre von Schülern und Mitarbeitern.
3. Konformität: Eine gut durchdachte Backup-Strategie hilft Schulen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für den Umgang mit Daten und deren Speicherung und vermeidet so mögliche rechtliche Probleme.
4. Kosteneffizienz: Die Implementierung einer Backup-Lösung für Ihre Schule erfordert zwar eine Anfangsinvestition, kann aber langfristig kostspielige Datenwiederherstellungsprozesse oder Lösegeldzahlungen verhindern.
5. Sicherheit: Die Gewissheit, dass kritische Daten sicher gesichert sind, ermöglicht es Schuladministratoren und IT-Mitarbeitern, sich auf ihre Hauptaufgabe zu konzentrieren, nämlich die Unterstützung des Bildungswesens.

Zu Beginn des neuen Schuljahres wird deutlich, dass eine umfassende Backup-Lösung nicht nur eine IT-Überlegung ist - sie ist eine pädagogische Notwendigkeit. Indem sie der Datensicherung Priorität einräumen und robuste Backup-Strategien implementieren, können öffentliche Schulen der K-12 sicherstellen, dass ihre digitalen Ressourcen sicher und zugänglich bleiben, egal welche Herausforderungen auftreten.

Eine starke Backup-Lösung ist für die Infrastruktur einer Schule genauso wichtig wie Lehrbücher und Lehrer. Es ist an der Zeit, dass jede öffentliche K-12-Schule die Datensicherung zur obersten Priorität macht und sicherstellt, dass der Schwerpunkt auf der Bildung und nicht auf der Datenwiederherstellung liegt.

Zusätzliche Ressourcen:

• Wie man einen Plan zur Reaktion auf Vorfälle implementiert
• 8 Wege, wie HYCU texanische Schulen unterstützt
• 5 moderne Cloud-Backup-Strategien zur Vermeidung von Datenverlust