Vuelta al cole: Estrategias esenciales de respaldo para las escuelas públicas K-12

A medida que los profesores, el personal docente y los estudiantes se preparan para comenzar otro año escolar, es crucial que las escuelas públicas K-12 den prioridad a las mejores prácticas de copia de seguridad y recuperación de desastres. Cuando una enorme cantidad de información digital forma parte integral de la educación, salvaguardar la información nunca ha sido tan importante.

No se puede exagerar la importancia de una solución de copia de seguridad para las escuelas. K-12 se ha convertido en un objetivo primordial para los ciberdelincuentes. Estos ataques pueden paralizar las operaciones de las escuelas, comprometer datos sensibles y provocar daños financieros. Una estrategia completa de copias de seguridad sirve como la mejor defensa de una escuela contra la pérdida de datos, ya sea causada por ataques maliciosos, errores humanos o desastres naturales imprevistos.

Fuente: USA Today, marzo de 2024

Entendiendo el panorama de los datos escolares

Antes de lanzarnos a las estrategias de copia de seguridad, es necesario que comprendamos el alcance de los datos que manejan las escuelas. Esto incluye:

• Información personal y expedientes académicos de los alumnos
• Datos del personal y del profesorado, incluida la información sobre las nóminas
• Documentos administrativos y registros financieros
• Materiales y recursos de aprendizaje digitales
• Registros de comunicación entre el personal, los alumnos y los padres

Cada uno de ellos requiere protección, no sólo para la continuidad operativa sino también para cumplir con normativas como la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA). La FERPA obliga a las escuelas a cifrar la información personal identificable de los alumnos, tanto cuando se almacena como durante su transmisión. También exige la destrucción de los datos cuando se borran, lo que añade otra capa de complejidad a la gestión de datos en los entornos educativos.

Estrategias de copia de seguridad esenciales para escuelas K-12

1. Implemente el enfoque 3-2-1

La estrategia de copia de seguridad 3-2-1 es un principio fundamental en la protección de datos que las escuelas deberían adoptar. Este enfoque implica:

• Mantener tres copias de sus datos
• Mantener dos copias en diferentes dispositivos in situ (por ejemplo, su sistema primario y una unidad de copia de seguridad local)
• Almacenar una copia fuera de las instalaciones, preferiblemente en la nube

Esto garantiza que, incluso si una o dos copias se ven comprometidas, siga disponiendo de una copia de seguridad segura desde la que restaurar. Para las escuelas, esto podría significar tener los datos en los servidores de la escuela, en discos duros externos guardados en un lugar seguro y en un servicio de almacenamiento en la nube.

2. Considere las copias de seguridad como servicio (BaaS)

Las copias de seguridad como servicio (BaaS) son una opción cada vez más popular para las escuelas, especialmente para aquellas con recursos informáticos limitados. Los proveedores de BaaS ofrecen a las escuelas soluciones de copia de seguridad basadas en la nube que se gestionan externamente, lo que proporciona varias ventajas:

• Gestión remota, que reduce la carga de trabajo del personal informático de la escuela
• Encriptación y validación de datos
• Historial de versiones, que permite recuperar versiones anteriores de archivos

BaaS puede ser especialmente útil para que los equipos informáticos de las escuelas aprovechen los conocimientos y recursos externos sin necesidad de contar con amplias capacidades internas.

3. Establezca una organización de los datos

Las estrategias de copia de seguridad eficaces dependen de que los datos estén bien organizados. Las escuelas deberían:

• Instituir convenciones de nomenclatura coherentes para archivos y carpetas
• Mantener los datos en un repositorio central para facilitar su gestión
• Crear archivos para el almacenamiento a largo plazo de datos importantes pero a los que se accede con poca frecuencia

Aplicando estas prácticas, las escuelas pueden garantizar que los datos no sólo están respaldados sino que también son fácilmente recuperables cuando se necesitan.

4. Automatice los procesos de copia de seguridad

Las copias de seguridad manuales son propensas al error humano y a la incoherencia. Las soluciones de copia de seguridad automatizadas garantizan la protección periódica de los datos sin requerir la atención constante del personal informático. Esto es especialmente importante en las escuelas en las que los equipos informáticos no dan abasto.

5. Cumplir la normativa sobre datos

Las escuelas deben asegurarse de que sus estrategias de copia de seguridad se ajustan a la normativa pertinente. Esto incluye:

• Encriptar los datos tanto en el almacenamiento como durante la transmisión
• Implementar procedimientos adecuados de eliminación de datos
• Mantener registros de auditoría del acceso a los datos y de las modificaciones

El cumplimiento no sólo protege legalmente a la escuela, sino que también garantiza la privacidad y la seguridad de la información de los alumnos y del personal.

6. Revisiones periódicas de pruebas y registros

Una copia de seguridad es tan buena como su capacidad para restaurar los datos cuando sea necesario. Las escuelas deberían:

• Probar periódicamente sus copias de seguridad para garantizar que los datos pueden restaurarse con éxito
• Revisar regularmente los registros de las copias de seguridad para identificar y solucionar cualquier problema con prontitud

Estas prácticas ayudan a garantizar que cuando se produzca una crisis real, los sistemas de copia de seguridad funcionarán como se espera.

7. Educar al personal y a los alumnos

El elemento humano sigue siendo un factor crítico en la protección de datos. Las escuelas deberían:

• Proporcionar formación periódica sobre las mejores prácticas de seguridad de datos
• Educar a los estudiantes sobre la importancia de realizar copias de seguridad de su trabajo
• Asegurarse de que todo el personal comprende su papel en el mantenimiento de la integridad de los datos

Al fomentar una cultura de concienciación sobre los datos, las escuelas pueden reducir significativamente el riesgo de pérdida de datos debido a errores humanos.

¿Cuál es el plan de recuperación ante desastres de su escuela?

Un Plan de recuperación ante desastres sirve tanto de estrategia de contingencia como de marco de continuidad de las operaciones. Consta de cuatro elementos clave. Mediante el desarrollo de un plan integral de recuperación de desastres, las escuelas pueden mejorar su preparación para reanudar las clases después de eventos catastróficos, ya sean desastres naturales o ataques de ransomware.

Las ventajas a largo plazo de las copias de seguridad sólidas para las escuelas

La implantación de una estrategia de copias de seguridad ofrece varias ventajas a largo plazo para las escuelas K-12:

1. Recuperación rápida: En caso de ciberataque o desastre natural, las escuelas pueden restaurar rápidamente sus sistemas y reanudar las operaciones, minimizando la interrupción del proceso educativo.
2. Protección de datos: Unas copias de seguridad sólidas salvaguardan la información confidencial de pérdidas o robos, protegiendo la privacidad de los alumnos y el personal.
3. Cumplimiento: Una estrategia de copias de seguridad bien diseñada ayuda a los centros escolares a cumplir los requisitos normativos en materia de tratamiento y almacenamiento de datos, evitando posibles problemas legales.
4. Coste-eficacia: Aunque implementar una solución de copia de seguridad para su centro educativo requiere una inversión inicial, a largo plazo puede evitar costosos procesos de recuperación de datos o el pago de rescates.
5. Seguridad: Saber que los datos críticos están respaldados de forma segura permite a los administradores de los centros y al personal informático centrarse en su misión principal de apoyar la educación.

Ahora que nos embarcamos en un nuevo curso escolar, está claro que una solución integral de copia de seguridad no es sólo una consideración informática: es una necesidad educativa. Al priorizar la protección de datos e implementar estrategias de copia de seguridad sólidas, las escuelas públicas K-12 pueden garantizar que sus activos digitales permanezcan seguros y accesibles, independientemente de los desafíos que surjan.

Una solución de copia de seguridad sólida es tan esencial para la infraestructura de una escuela como los libros de texto y los profesores. Ha llegado el momento de que todas las escuelas públicas K-12 hagan de las copias de seguridad de los datos una prioridad máxima, garantizando que el centro de atención siga siendo la educación, no la recuperación de datos.

Recursos adicionales:

• Cómo implementar un Plan de Respuesta a Incidentes
• 8 maneras en que HYCU ayuda a las escuelas de Texas
• 5 estrategias modernas de copia de seguridad en la nube para la prevención de la pérdida de datos