Prácticas recomendadas para la copia de seguridad de Salesforce

Salesforce es un software basado en la nube que ofrece gestión de relaciones con los clientes (CRM) y aplicaciones centradas en ventas, atención al cliente, automatización del marketing, comercio electrónico, análisis de datos y desarrollo de aplicaciones. Como potente herramienta de CRM, garantiza que se realicen copias de seguridad de sus datos y resulta fundamental para mantener la integridad de los mismos y la continuidad del negocio. En esta guía, le explicaremos los distintos métodos para realizar copias de seguridad de sus archivos de Salesforce de forma eficaz.

¿Realiza Salesforce copias de seguridad de sus datos?

La respuesta breve es «No». Sin una copia de seguridad, se puede producir una pérdida de datos que tenga graves consecuencias para cualquier empresa, entre ellas la interrupción de las operaciones, la pérdida de la confianza de los clientes y el incumplimiento de requisitos normativos, a menudo muy estrictos. Al implementar una estrategia de copias de seguridad integral, podrá proteger sus datos, facilitar su recuperación en caso de eliminación o de actos malintencionados, y garantizar la continuidad del negocio. A continuación, le presentamos algunas razones clave por las que debería realizar copias de seguridad de sus archivos de Salesforce:

• Eliminación accidental: Los usuarios pueden borrar accidentalmente datos importantes, que pueden resultar difíciles de recuperar sin una copia de seguridad.
• Corrupción de datos: Los datos pueden corromperse debido a problemas de software o fallos del sistema.
• Ciberataques: Las amenazas cibernéticas, como el ransomware, pueden poner en peligro sus datos, por lo que las copias de seguridad resultan cruciales para la recuperación.
• Cumplimiento normativo: En muchos sectores existen normativas que exigen a las empresas mantener copias de seguridad de los datos.

Opciones de copia de seguridad integradas en Salesforce

Al igual que todos los proveedores de aplicaciones SaaS que se adhieren al Modelo de responsabilidad compartida, aunque Salesforce no ofrece de forma nativa copias de seguridad de clase empresarial para sus datos, sí proporciona a los usuarios opciones para la protección básica de los datos, incluida una herramienta de copia de seguridad que puso a disposición del público hace un año. Sin embargo, la mayoría de estas herramientas son manuales y no ofrecen opciones de restauración en caso de pérdida de datos.

Servicio de exportación manual de datos

Salesforce ofrece un servicio integrado de exportación de datos que le permite exportar sus datos manualmente o programar exportaciones periódicas. Este servicio está disponible para todas las ediciones de Salesforce.

Cómo utilizar la función de exportación de datos:

1. Vaya a «Configuración» en Salesforce.
2. Escriba «Exportación de datos» en el cuadro «Búsqueda rápida» y seleccione «Exportación de datos». 
    

3. Seleccione «Exportar ahora» para una exportación puntual o «Programar exportación» para exportaciones periódicas. 
    

4. Seleccione las categorías de datos que desee exportar y configure sus opciones preferidas.
5. Una vez finalizada la exportación, descargue los archivos en su sistema local.

Informes y paneles de control

También puede utilizar Informes de Salesforce para crear informes personalizados y exportar datos manualmente. Este método resulta útil para exportar conjuntos de datos específicos o generar información de análisis.

Pasos para exportar datos mediante informes:

1. Acceda a la pestaña «Informes» en Salesforce.
2. Cree un nuevo informe y seleccione los campos necesarios.
3. Ejecute el informe para generar la vista de datos.
4. Exporte los datos del informe en el formato que prefiera (por ejemplo, CSV o Excel).

Copia de seguridad de Salesforce

En agosto de 2023, Salesforce lanzó su propia solución de copia de seguridad nativa, desarrollada internamente, que incluye:

• Copias de seguridad automatizadas e ilimitadas
• Rápida y fácil de usar para la restauración de datos
• Interfaz de usuario sencilla de «apuntar y hacer clic» para la selección de copias de seguridad
• Seguridad mejorada con cifrado en reposo y en tránsito
• Registro detallado de accesos y actividades
• Opción de exportación de datos a nivel de objeto ‍
• Retención de datos únicamente dentro de la infraestructura de Salesforce

Solución de copia de seguridad de terceros

Para la copia de seguridad y la recuperación de nivel empresarial, al igual que con la mayoría de los proveedores de aplicaciones SaaS y plataformas en la nube, recomendamos utilizar una solución de copia de seguridad de terceros cualificada.  

HYCU para Salesforce

HYCU ofrece una solución de copias de seguridad automatizada y sin agente diseñada específicamente para los usuarios de Salesforce. Además, ofrece opciones de recuperación sin interrupciones y cumple con los requisitos de cumplimiento normativo más exigentes.

Configurar HYCU para Salesforce es tan sencillo como contar hasta tres:

1. Regístrese en HYCU y conéctelo a su instancia de Salesforce.
2. Configure las políticas y las programaciones de copia de seguridad para automatizar el proceso.
3. Supervise y gestione las copias de seguridad a través del panel de control de HYCU, garantizando que sus datos estén siempre protegidos.

Prácticas recomendadas para la copia de seguridad de Salesforce

Para garantizar que sus datos de Salesforce estén siempre protegidos, le recomendamos que siga estas prácticas recomendadas:

1. Copias de seguridad programadas periódicamente: Realice copias de seguridad con regularidad, por ejemplo, a diario o semanalmente, para minimizar la pérdida de datos.
2. Realice copias de seguridad previas a la implementación: Realice siempre una copia de seguridad bajo demanda antes de implementar cambios importantes en su organización de Salesforce. Esta precaución le proporciona una red de seguridad ante situaciones de alto riesgo.  
3. Compruebe sus copias de seguridad: compruebe periódicamente sus archivos de copia de seguridad para asegurarse de que se pueden restaurar correctamente.
4. Utilice varios métodos de copia de seguridad: Combine las opciones integradas de Salesforce con soluciones de terceros para contar con una estrategia de copia de seguridad integral.
5. Aumente la frecuencia de las copias de seguridad: Aunque la solución nativa de copias de seguridad de Salesforce ofrece copias semanales o mensuales, esto suele ser insuficiente. Procure realizar copias de seguridad al menos una vez al día para minimizar la posible pérdida de datos.
6. Cifre sus datos: proteja sus archivos de copia de seguridad mediante cifrado para evitar el acceso no autorizado.
7. Equilibre la frecuencia y el coste: A la hora de seleccionar una solución de copias de seguridad de Salesforce, sopese las ventajas de las copias de seguridad de alta frecuencia frente a los costes asociados. Si es necesario, dé prioridad a los datos clave para realizar copias de seguridad con mayor frecuencia.

La implementación de estas prácticas recomendadas para las copias de seguridad de Salesforce puede resultar mucho más sencilla con una solución de copias de seguridad de terceros. Al aplicar estas prácticas recomendadas para las copias de seguridad de Salesforce, mejorará significativamente su estrategia de protección de datos, garantizando la continuidad del negocio y minimizando el riesgo de pérdida de datos.  

Recuerde que la clave para una protección eficaz de los datos de Salesforce reside en una planificación proactiva, la realización de pruebas periódicas y el uso de las soluciones de copia de seguridad adecuadas, adaptadas a las necesidades de su organización.