Wenn Microsoft Teams Ihre Telefonie-Infrastruktur ist, schützen Sie sie wie eine solche.

Für eine wachsende Zahl von mittelständischen Unternehmen war es eine einfache Entscheidung, die Nebenstellenanlage (PBX) in Rente zu schicken. Teams war bereits im Einsatz. Die M365-Lizenzen waren bereits bezahlt. Mit Teams Phone gab es einen Anbieter weniger, ein System weniger, das verwaltet werden musste, und ein Telefonsystem, das von jedem Gerät aus und überall funktioniert. Die Logik war einleuchtend.

Aber es gibt einen blinden Fleck, den die meisten Unternehmen erst entdecken, wenn etwas schief geht. Wenn Ihr Telefonsystem in Teams integriert ist, sind Ihre Telefoniedaten SaaS-Daten. Und SaaS-Daten sind von Ihnen zu schützen, nicht von Microsoft.

Teams Phone wächst schnell, besonders im mittleren Marktsegment

Die Zahlen sprechen für sich:

• 93% der Fortune 100 Unternehmen nutzen Teams zur Kommunikation
• 320 Millionen täglich aktive Nutzer weltweit, überholt Zoom mit 300 Millionen täglich aktiven Nutzern
• Webex und 8x8 sind im Vergleich dazu ein Rundungsfehler

Und die Telefonie folgt der gleichen Entwicklung. Nach Angaben von Microsoft hat Teams Phone weltweit die Marke von 26 Millionen PSTN-Nutzern überschritten, ein Anstieg von 30 % gegenüber 20 Millionen im April 2024.

Microsoft hat es schon immer verstanden, die Einführung mühelos zu gestalten, und bei Teams Phone ist das nicht anders. Es muss nicht separat erworben werden, sondern ist in das Microsoft 365-Abonnement integriert, für das die meisten Unternehmen bereits zahlen. Für die meisten IT-Teams ist die Aktivierung von Teams Phone eine Sache von wenigen Klicks im Teams Admin Center: Zuweisung einer Lizenz, Verbindung eines Tarifs, Hinzufügen einer Telefonnummer. Kein neuer Anbieter, kein neuer Vertrag, keine parallele Infrastruktur, die aufgebaut werden muss.

Microsoft hat den Einstieg außerdem flexibel gestaltet, mit mehreren Bereitstellungsoptionen, die darauf abgestimmt sind, ob Sie vollständig in die Cloud gehen, mit einem bevorzugten Anbieter arbeiten oder Teams auf mobile Anschlüsse ausweiten möchten.

Für mittelgroße IT-Teams liegt der Reiz in der Konsolidierung und Einfachheit: kein separater Telefonieanbieter, keine zu wartende PBX-Hardware. Nur Teams, das Anrufe, Besprechungen und Messaging über eine einzige Plattform abwickelt, die Ihre Mitarbeiter bereits täglich nutzen.

Was "Teams Phone-Daten" eigentlich bedeuten

Die meisten Gespräche über den Schutz von Teams-Daten konzentrieren sich auf Chats, Dateien und Meeting-Aufzeichnungen. Mit Teams Phone kommt noch eine weitere, oft übersehene Ebene hinzu.

Wenn Sie Teams Phone verwenden, leben zwei neue Kategorien von Daten in Ihrer M365-Umgebung:

• Zugewiesene Telefonnummern. Die Direktwahlnummern, die an Benutzer, Anrufwarteschlangen und automatische Vermittlungsstellen gebunden sind. Sie sind die Identität Ihres Unternehmens nach außen hin.
• Anrufdatensätze (CDRs). Vom System erstellte Protokolle aller ein- und ausgehenden Anrufe: wer angerufen hat, wann, wie lange und in welche Richtung.

Keines von beiden existierte in Ihrer M365-Umgebung, bevor Sie Teams Phone aktiviert haben. Und keines von beiden hat einen sinnvollen nativen Fallback-Mechanismus, wenn etwas schief geht.

Was passiert, wenn die Teams Phone-Daten verloren gehen

Dies ist keine hypothetische Frage. In Foren wie dem Reddit-Forum r/MicrosoftTeams dokumentieren Teams-Administratoren genau, wie das in der Praxis aussieht.

Admins berichten, dass sie monatelange Lücken im Anrufverlauf entdeckt haben, nur um festzustellen, dass Microsofts Aufbewahrungsfenster die Datensätze stillschweigend und ohne Wiederherstellungspfad gelöscht hat. In einem dokumentierten Fall, bei dem es um eine 22.000-Benutzer-Implementierung ging, führte die Migration eines Mandanten dazu, dass die Zuweisung von Telefonnummern im gesamten Unternehmen inkonsistent war und manuell behoben werden musste, ohne dass ein Zeitrahmen für die Wiederherstellung garantiert war. In beiden Fällen waren die Daten nicht wegen eines Ausfalls verschwunden oder unzugänglich, sondern weil keine unabhängige Sicherung vorhanden war.

In beiden Fällen bestand das Problem darin, dass die Daten von Teams Phone nicht geschützt waren. Die Auswirkungen zeigen sich in der Regel auf drei Arten, und keine davon ist einfach und schnell zu beheben.

Verlust der Geschäftsidentität. Eine verlorene Telefonnummer ist nicht nur ein technisches Problem. Die Nummer steht auf Ihrer Website, in Kundenkontakten und auf Verträgen. Um sie wiederzuerlangen, müssen Sie sich mit Microsoft und möglicherweise mit dem Netzbetreiber auseinandersetzen, ohne Zeitvorgabe und ohne Erfolgsgarantie. In der Zwischenzeit rufen Kunden eine Nummer an, die nicht mehr erreichbar ist.

Konformitätsrisiko. In den Bereichen Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Recht und Versicherungen sind Kommunikationsaufzeichnungen keine Option. Vorschriften wie GDPR, MiFID II, HIPAA und FINRA enthalten spezifische Anforderungen an die Aufbewahrung und Bereitstellung von Anrufaufzeichnungen für Audits. Der Verlust von CDRs ist nicht nur ein betriebliches Problem. Es ist auch ein regulatorisches Problem.

Kein Ausweg. Ein Unternehmen, das seine Telefonanlage zugunsten von Teams Phone außer Betrieb genommen hat, kann auf keine alternative Telefonie-Infrastruktur zurückgreifen. Wenn die Teams Phone-Daten verloren gehen oder nicht mehr zugänglich sind, funktionieren die Telefone nicht mehr.

Warum Microsofts systemeigene Mechanismen dies nicht abdecken

Microsoft's systemeigene Mechanismen wurden entwickelt, um die Verfügbarkeit von Produktivitätsdaten zu gewährleisten: E-Mails, Dateien, SharePoint-Inhalte, nicht zum Schutz von Telefondaten.

Wiederverwendbare Papierkörbe und Aufbewahrungsrichtlinien haben feste Zeitfenster und einen begrenzten Anwendungsbereich. Sie berücksichtigen keine Telefoniekonfigurationen oder Nummernzuweisungen. CDRs haben keinen nativen Weg, um wiederhergestellt zu werden. Wenn sie gelöscht oder beschädigt werden, gibt es keinen eingebauten Mechanismus, um sie wiederherzustellen.

Wie HYCU hilft

HYCU R-Cloud für Microsoft 365 schützt Teams Phone-Konfigurationen, zugewiesene Telefonnummern und CDRs als Teil seiner umfassenden M365-Abdeckung. HYCU behandelt die Telefoniedaten als das, was sie sind: eine produktionskritische Infrastruktur, die den gleichen Schutz verdient wie alles andere in Ihrer M365-Umgebung.

Diese Abdeckung steht neben dem Schutz für Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive, Teams Chats und Channels sowie Planner. Alles wird von einer einzigen Plattform aus verwaltet, wobei die Backups in einem Cloud-Speicher gespeichert werden, den Sie besitzen und kontrollieren, und die Unveränderbarkeit auf Speicherebene durchgesetzt wird.

Für mittelständische Unternehmen, die auf Teams Phone umgestiegen sind, bedeutet dies, dass eine saubere, wiederherstellbare Kopie ihrer Telefondaten jederzeit zur Verfügung steht, ganz gleich, ob es sich um eine routinemäßige Wiederherstellung, einen Ransomware-Vorfall oder ein Audit handelt, bei dem jahrelang zurückreichende Anrufaufzeichnungen benötigt werden.

Wenn Ihre Telefonie jetzt SaaS ist, liegt die Verantwortung bei Ihnen

Die Entscheidung, zu Teams Phone zu wechseln, war für die meisten mittelständischen Unternehmen die richtige. Aber mit dieser Entscheidung wurde auch die Telefonie-Infrastruktur in die SaaS-Ebene verlagert, wo das Modell der geteilten Verantwortung gilt. Microsoft hält den Dienst am Laufen. Der Schutz der Daten liegt bei Ihnen. HYCU sorgt dafür, dass dieser Schutz vorhanden ist.

Und für Unternehmen, die neben M365 auch Dynamics 365, GitHub oder andere Azure-Workloads betreiben, bietet dieselbe HYCU-Plattform von einer einzigen Konsole aus auch für diese Umgebungen Schutz.

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