Por qué la industria legal debe priorizar la protección de datos ahora

En la industria legal, los datos son la base de cada caso, disputa, asunto legal y relación con el cliente. Ya se trate de un bufete de abogados que ayuda a un cliente con una reclamación, de un proveedor de servicios jurídicos alternativos (ALSP) que ofrece servicios de e-discovery, o de una plataforma jurídico-tecnológica que ayuda a las empresas con la gestión de documentos, en el fondo, todo funciona con datos.

Dada la gran cantidad de información sensible y valiosa que poseen las organizaciones, éstas se han convertido en un objetivo primordial para los ciberdelincuentes. Además de proteger sus negocios de las amenazas externas e internas, las organizaciones también necesitan garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y legales en torno a los datos.

En este artículo, exploraremos por qué la protección de datos es crucial en el sector jurídico -especialmente para los bufetes de abogados- y qué medidas pueden tomar para salvaguardar sus datos y su negocio.

El cambio hacia la nube y el SaaS

A medida que los bufetes de abogados y los equipos jurídicos intensifican sus esfuerzos de transformación digital, estamos viendo un gran cambio hacia la adopción de infraestructuras cloud-first y plataformas SaaS como iManage Cloud, Microsoft 365, Google Workspace, DocuSign, junto con IAMs basados en la nube como Okta y Microsoft Entra ID. Aunque estas plataformas ofrecen una mejor colaboración y eficacia, también introducen la posibilidad de nuevas amenazas para la seguridad de los datos, tanto internas como externas.

Hoy en día, los ataques deransomware se han convertido en uno de los más comunes, y en un impacto para los bufetes de abogados. Los recientes ciberataques a bufetes de abogados han supuesto millones de dólares en pérdidas financieras, multas reglamentarias y responsabilidades legales.

Incluso con medidas para proteger un negocio contra amenazas externas, las amenazas internas como el simple error humano, las acciones maliciosas de los empleados, los errores de automatización, los riesgos de terceros, y más, todavía pueden conducir a graves daños financieros y de reputación.

La industria legal se encuentra en una encrucijada de transformación digital, amenazas crecientes y un aumento en el volumen y la criticidad de los datos, lo que hace esencial que las organizaciones refuercen sus esfuerzos de protección de datos.

Entendiendo los datos legales y su importancia

Los datos son la columna vertebral de la industria legal, formando la base de los procedimientos de los casos, los contratos legales, la representación del cliente, las pruebas, los registros de comunicación, el cumplimiento y mucho más.

Los datos jurídicos se presentan en diversas formas, como correos electrónicos, documentos, imágenes y grabaciones, normalmente repartidos en diferentes plataformas y aplicaciones.

Desafío de la gestión de datos jurídicos a través de múltiples aplicaciones

A medida que los bufetes de abogados adoptan y confían cada vez más en soluciones basadas en la nube para mejorar la colaboración y la eficiencia, también se enfrentan a complejidades con la protección de datos como:

• Los datos almacenados en la nube no significan que estén protegidos - La mayoría de las organizaciones asumen que las plataformas en la nube o SaaS realizan copias de seguridad automáticas de sus datos. En realidad, siguen el "modelo de responsabilidad compartida." Esto significa que, mientras que estas plataformas asumen la responsabilidad de las características y funcionalidades, la infraestructura, los parches y la disponibilidad del servicio, los clientes son responsables de proteger sus datos frente a las interrupciones y cortes causados por errores humanos, ataques o configuraciones erróneas.
• Los datos silenciados crean lagunas de visibilidad - Los datos jurídicos están repartidos entre varias soluciones en las instalaciones y en la nube. El crecimiento de aplicaciones especializadas basadas en la nube que abordan retos específicos del sector jurídico puede crear silos de datos. Estos silos contienen fragmentos de datos críticos, pero a menudo pueden pasar desapercibidos cuando se intenta rastrearlos, protegerlos y mantenerlos.
• Las políticas de retención de datos no son uniformes- Los casos legales pueden abarcar años, pero las aplicaciones en la nube a menudo limitan las ventanas de retención de datos. Si un archivo se elimina más allá de un plazo determinado, puede perderse permanentemente. Dado que la mayoría de estas aplicaciones se construyen pensando en una base de usuarios agnóstica para la industria, puede que no siempre se alineen con las necesidades de retención de datos y cumplimiento de la industria legal.

Consecuencias catastróficas de perder datos legales

Perder datos legales críticos no es sólo un inconveniente, puede ser devastador para cualquier negocio. En el mundo jurídico, perder el acceso a información crítica puede tener consecuencias irreversibles, que van desde el incumplimiento de plazos importantes o impuestos por los tribunales hasta la creación de una violación del secreto profesional abogado-cliente, pasando por sanciones económicas. Cinco de las principales consecuencias de la pérdida de datos son:

• Severas interrupciones operativas que afectan a los plazos y a las horas facturables
• Cientos o miles de horas perdidas en la reelaboración o recreación manual de archivos
• Reclamaciones por negligencia legal y desconfianza de los clientes debido al mal manejo de pruebas y datos de clientes
• Daños financieros y de reputación masivos debido a un ataque de ransomware
• Multas reglamentarias e infracciones de cumplimiento por no proteger datos sensibles

Muchos incidentes recientes nos han mostrado cómo devastadora puede ser la pérdida de datos para los bufetes de abogados y las organizaciones jurídicas. Hablaremos de ello con más detalle en la siguiente sección.

Aumento de las amenazas a la ciberseguridad en el sector jurídico

Los bufetes de abogados y otras organizaciones jurídicas se están convirtiendo en los principales objetivos de los ciberdelincuentes, lo que puede provocar un rápido aumento de las violaciones de datos, los ataques de ransomware y las amenazas internas. El volumen, la sensibilidad y el valor de los datos que almacenan los están convirtiendo en objetivos atractivos para los malos actores que buscan robar, manipular o pedir un rescate por información valiosa.

Algunas estadísticas recientes hablan por sí solas, mostrando cómo los bufetes de abogados están siendo agresivamente atacados por los atacantes:

• aumento del 77% en los ciberataques dirigidos a bufetes de abogados del Reino Unido en los últimos años.
• Los bufetes de abogados golpeados con una media de demanda de ransomware de 2,5 millones de dólares.
• Se prevé que los daños causados por el ransomware en todo el mundo superen los 265.000 millones de dólares en 2031.
• Los ciberataques a bufetes de abogados crecen, poniendo las operaciones en peligro legal.

Veamos las principales amenazas a las que se enfrentan los bufetes de abogados en la actualidad:

1. Ataques de ransomware: El ransomware es una de las mayores ciberamenazas a las que se enfrentan los bufetes de abogados en la actualidad. En un ataque de ransomware, los atacantes utilizan malware para cifrar los datos jurídicos, haciéndolos inaccesibles a menos que se pague un rescate, a menudo exigiendo millones de dólares para restaurar el acceso.
2. Amenazas internas: No todas las amenazas proceden de atacantes externos. Los bufetes de abogados también son vulnerables a los ataques internos. Ya se trate de un empleado descontento, de un mal actor con acceso no autorizado o de ex empleados y contratistas que aún tienen acceso a algunos sistemas, los infiltrados pueden causar tanto daño como los ciberdelincuentes. Pueden borrar archivos silenciosamente, manipular registros o compartir información sensible fuera de la organización.
3. Ataques a terceros y a la cadena de suministro: Los bufetes de abogados confían en varios proveedores de software de terceros y en la nube para almacenar, gestionar y compartir datos. Sin embargo, las plataformas de terceros pueden tener sus propias vulnerabilidades de seguridad, lo que permite a los piratas informáticos infiltrarse en los sistemas de un bufete de abogados. En algunos casos, los fallos o desastres totales de un tercero pueden provocar interrupciones del sistema o de la red, haciendo que los datos sean inaccesibles o incluso se pierdan para siempre.
4. Error humano: Los errores humanos como los borrados accidentales, las configuraciones erróneas y los errores debidos a las altas tasas de cambio son las principales causas de pérdida de datos en las organizaciones. Un simple error puede provocar cambios involuntarios en un archivo, la eliminación de registros importantes, vulnerabilidades de seguridad debido a configuraciones erróneas, ¡o incluso puede borrar una instancia de nube entera!

Algunos casos recientes como el ataque del ransomware Meow a un bufete de abogados de Texas, la brecha del ransomware Petya de DLA Piper y la brecha ALPHV/BlackCat de un bufete de abogados pro bono son solo algunos ejemplos que ponen de manifiesto la urgente necesidad de soluciones de seguridad, redundancia y recuperación de datos.

Examinemos en profundidad lo ocurrido en el ataque de ransomware a DLA Piper:

Fuente de la imagen del ataque de ransomware a DLA Piper: Pro Drive IT

¿Qué ocurrió?

DLA Piper, un bufete de abogados global, sufrió en 2017 el ataque del ransomware Petya, que afectó a miles de sus sistemas en todo el mundo. Como resultado del ataque, todos los archivos de casos, correos electrónicos y documentos legales quedaron inaccesibles,lo que interrumpió las operaciones y las comunicaciones con los clientes.

¿Cuál fue el impacto?

La firma tuvo que apagar los sistemas durante días, lo que provocó pérdidas millonarias. Todo el trabajo facturable se había detenido, lo que afectó tanto a los ingresos como a las relaciones con los clientes y a la reputación.

Regulaciones y marcos de cumplimiento que rigen la protección de datos jurídicos - H2

Con el aumento de los ataques y el paso de los bufetes de abogados a la nube y las plataformas SaaS, los organismos reguladores han ordenado que los bufetes se aseguren de que sus estrategias de protección de datos se alinean con los requisitos de cumplimiento legal.

Principales normas legales de protección de datos

Opinión formal 498 de la Asociación Americana de Abogados (ABA)

La ABA ordena las mejores prácticas de ciberseguridad y protección de datos para los profesionales jurídicos que manejen datos de clientes. Establece que:

"Los abogados deben asegurarse de que se realizan copias de seguridad de los datos con regularidad y de que se dispone de un acceso seguro a las copias de seguridad en caso de pérdida de datos."

Directiva sobre redes y sistemas de información 2 (NIS2), Europa

La Directiva NIS2 (artículo 21(2)(d)) impone específicamente la gestión de copias de seguridad y la recuperación en caso de desastre para las organizaciones que operan o tienen clientes en la región de la UE. Establece que:

Se exige a las organizaciones que implementen "la continuidad del negocio, como la gestión de copias de seguridad y la recuperación en caso de desastre, y la gestión de crisis".

El papel de las soluciones de protección de datos en el sector legal

A medida que aumentan las amenazas cibernéticas y se endurecen las normativas de cumplimiento, los bufetes de abogados deben proteger sus datos de forma proactiva para garantizar que estén siempre disponibles y protegidos frente a cualquier tipo de pérdida.

Las soluciones modernas de copia de seguridad y recuperación de datos como HYCU son esenciales para salvaguardar los datos jurídicos, garantizar la continuidad del negocio y cumplir con los requisitos normativos. Esta sección describe los componentes clave de una estrategia eficaz de protección de datos que puede ayudar a los equipos jurídicos a mantenerse resistentes.

Componentes clave de una estrategia de protección de datos

Una solución eficaz de protección de datos debe proporcionar:

1. Copias de seguridad automatizadas y externas: Asegura que los archivos, correos electrónicos, documentos privilegiados y otros datos se guarden en copias de seguridad automáticas sin intervención manual y se almacenen en ubicaciones externas seguras propiedad del cliente y bajo su control.
2. Protección contra el ransomware con inmutabilidad: Impide que los atacantes modifiquen, cifren o borren los datos de las copias de seguridad al admitir almacenamiento inmutable.
3. Recuperación granular rápida de datos: Ofrece la posibilidad de restaurar archivos específicos, correos electrónicos, cuentas de usuario u otros datos legales desde un punto de restauración elegido.
4. Exportación de datos: Permite a las organizaciones exportar datos jurídicos críticos a una ubicación externa, proporcionando una forma alternativa de acceder a los datos incluso cuando los servicios primarios no estén disponibles.
5. Gobernanza y residencia de datos: Ofrece la posibilidad de establecer políticas de retención personalizadas para los datos de copia de seguridad y proporciona la flexibilidad necesaria para almacenar las copias de seguridad y ejecutar las operaciones de copia de seguridad y recuperación en la región que se elija. Esto garantiza el cumplimiento de las normativas y requisitos del sector.
6. Protección integral de datos: permite a las organizaciones proteger múltiples cargas de trabajo en entornos locales, en la nube y aplicaciones SaaS desde una única solución. Esto ayuda a reducir el riesgo de terceros y la complejidad operativa al eliminar la necesidad de múltiples soluciones puntuales.
7. Cifrado y controles de acceso: Cifra los datos en reposo y en tránsito, garantizando la seguridad de extremo a extremo, y permite a las organizaciones controlar quién puede acceder, editar o restaurar las copias de seguridad mediante controles de acceso basados en roles (RBAC).

Tome el control de la protección de sus datos legales con HYCU

A medida que los datos legales continúan extendiéndose a través de la nube y las aplicaciones SaaS, es crucial implementar una estrategia integral para proteger estos silos de datos bajo un mismo techo.

Una solución como HYCU, que ofrece copia de seguridad y recuperación para más de 80 cargas de trabajo en las instalaciones, infraestructura en la nube y aplicaciones SaaS, es una herramienta esencial para el sector legal.

Varias aplicaciones que se utilizan habitualmente en el sector, entre ellas iManage Cloud, Microsoft 365, DocuSign, Google Workspace, y soluciones IAM como Okta y Okta.entity-type="node" data-entity-uuid="f466a62d-471b-4bfa-8d9f-7da786b59571" data-entity-substitution="canonical">Microsoft Entra ID pueden protegerse desde un único cuadro de mandos.

Con HYCU, las organizaciones pueden:

• Restaurar rápidamente sus instancias completas o datos granulares con un solo clic
• Automatizar las copias de seguridad con políticas de "configurar y olvidar" que funcionan 24/7
• Almacenar a prueba de ransomware, copias de seguridad inmutables
• Mantenga el control de sus datos: usted elige el destino del almacenamiento
• Proteja más de 80 cargas de trabajo en entornos on-prem, entornos híbridos y aplicaciones SaaS desde una única solución
• Exporte datos de copia de seguridad para aplicaciones como iManage Cloud a un almacenamiento externo