Warum die Rechtsbranche dem Datenschutz jetzt Priorität einräumen muss

In der Rechtsbranche sind Daten die Grundlage für jeden Fall, jeden Rechtsstreit, jede Rechtsfrage und jede Kundenbeziehung. Ob es sich um eine Anwaltskanzlei handelt, die einem Klienten bei einer Klage hilft, um einen alternativen Rechtsdienstleister (ALSP), der E-Discovery-Dienste anbietet, oder um eine juristische Technologieplattform, die Unternehmen bei der Dokumentenverwaltung unterstützt - im Grunde läuft alles über Daten.

Angesichts der riesigen Menge an sensiblen, wertvollen Informationen, über die Unternehmen verfügen, sind sie zu einem bevorzugten Ziel für Cyberkriminelle geworden. Unternehmen müssen nicht nur ihr Geschäft vor externen und internen Bedrohungen schützen, sondern auch die Einhaltung der regulatorischen und rechtlichen Anforderungen rund um Daten sicherstellen.

In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, warum der Datenschutz in der Rechtsbranche von entscheidender Bedeutung ist - insbesondere für Anwaltskanzleien - und welche Schritte sie unternehmen können, um ihre Daten und ihr Geschäft zu schützen.

Der Wechsel zu Cloud und SaaS

Während Anwaltskanzleien und juristische Teams ihre Bemühungen zur digitalen Transformation verstärken, beobachten wir eine starke Verlagerung hin zur Einführung von Cloud-First-Infrastrukturen und SaaS-Plattformen wie iManage Cloud, Microsoft 365, Google Workspace, DocuSign, zusammen mit Cloud-basierten IAMs wie Okta und Microsoft Entra ID. Diese Plattformen bieten zwar eine bessere Zusammenarbeit und Effizienz, aber auch die Möglichkeit neuer Bedrohungen für die Datensicherheit - sowohl intern als auch extern.

Heutzutage sind Transomware-Angriffe zu einer der häufigsten und folgenreichsten Bedrohungen für Kanzleien geworden. Die jüngsten Cyberangriffe auf Anwaltskanzleien haben zu finanziellen Verlusten in Millionenhöhe, Geldstrafen und rechtlichen Verpflichtungen geführt.

Selbst wenn Maßnahmen zum Schutz eines Unternehmens vor externen Bedrohungen ergriffen werden, können interne Bedrohungen wie einfaches menschliches Versagen, böswillige Handlungen von Mitarbeitern, Automatisierungsfehler, Risiken durch Dritte und mehr immer noch zu schwerwiegenden finanziellen und rufschädigenden Schäden führen.

Die Rechtsbranche befindet sich an einem Scheideweg zwischen digitaler Transformation, steigenden Bedrohungen und einer Zunahme des Datenvolumens und der Kritikalität der Daten, so dass es für Unternehmen unerlässlich ist, ihre Datenschutzbemühungen zu verstärken.

Verständnis für juristische Daten und ihre Bedeutung

Daten sind das Rückgrat der Rechtsbranche und bilden die Grundlage für Fallverfahren, juristische Verträge, Mandantenvertretung, Beweismittel, Kommunikationsaufzeichnungen, Compliance und vieles mehr.

Rechtliche Daten liegen in verschiedenen Formen vor, darunter E-Mails, Dokumente, Bilder und Aufzeichnungen, die in der Regel über verschiedene Plattformen und Anwendungen verteilt sind.

Herausforderung bei der Verwaltung juristischer Daten über mehrere Anwendungen hinweg

Da Anwaltskanzleien zunehmend Cloud-basierte Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Effizienz einsetzen und sich darauf verlassen, stehen sie auch vor komplexen Datenschutzproblemen wie z.B.:

• In der Cloud gespeicherte Daten bedeuten nicht, dass sie geschützt sind - Die meisten Unternehmen gehen davon aus, dass Cloud- oder SaaS-Plattformen ihre Daten automatisch sichern. In Wirklichkeit folgen sie dem "Modell der gemeinsamen Verantwortung." Das bedeutet, dass diese Plattformen zwar die Verantwortung für Features und Funktionalität, Infrastruktur, Patches und Serviceverfügbarkeit übernehmen, die Kunden jedoch für den Schutz ihrer Daten vor Unterbrechungen und Ausfällen aufgrund von menschlichem Versagen, Angriffen oder Fehlkonfigurationen verantwortlich sind.
• Gesammelte Daten schaffen Sichtbarkeitslücken - Juristische Daten sind über mehrere Lösungen vor Ort und in der Cloud verteilt. Die Zunahme spezialisierter Cloud-basierter Anwendungen, die auf bestimmte Herausforderungen in der Rechtsbranche ausgerichtet sind, kann zu Datensilos führen. Diese Silos enthalten wichtige Daten, die jedoch bei dem Versuch, sie nachzuverfolgen, zu schützen und zu pflegen, oft durch die Maschen fallen.
• Datenaufbewahrungsrichtlinien sind nicht einheitlich - Rechtsfälle können sich über Jahre erstrecken, aber Cloud-Anwendungen begrenzen oft die Zeiträume für die Datenaufbewahrung. Wenn eine Datei nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht wird, kann sie dauerhaft verloren sein. Da die meisten dieser Anwendungen mit Blick auf eine branchenunabhängige Benutzerbasis entwickelt werden, entsprechen sie nicht immer den Anforderungen der Rechtsbranche an die Datenaufbewahrung und die Einhaltung von Vorschriften.

Katastrophale Folgen des Verlusts juristischer Daten

Der Verlust kritischer juristischer Daten ist nicht nur unangenehm, sondern kann für jedes Unternehmen verheerend sein. In der Welt des Rechts kann der Verlust des Zugriffs auf kritische Informationen irreversible Folgen haben, die von der Vernachlässigung wichtiger oder gerichtlich auferlegter Fristen über die Verletzung des Anwaltsgeheimnisses bis hin zu finanziellen Strafen reichen. Fünf der wichtigsten Folgen von Datenverlusten sind:

• Schwerwiegende betriebliche Störungen, die sich auf Fristen und abrechenbare Stunden auswirken
• Hunderte oder Tausende von Stunden, die durch die manuelle Nachbearbeitung oder Neuerstellung von Dateien verloren gehen
• Rechtsstreitigkeiten und Misstrauen der Kunden aufgrund von falsch gehandhabten Beweismittel und Kundendaten
• Massiver finanzieller und rufschädigender Schaden aufgrund eines Ransomware-Angriffs
• Bußgelder und Compliance-Verstöße aufgrund von Versäumnissen beim Schutz sensibler Daten

Viele aktuelle Vorfälle haben uns gezeigt, wie verheerende Datenverluste für Anwaltskanzleien und juristische Organisationen sein können. Wir werden dies im nächsten Abschnitt ausführlicher erörtern.

Ansteigende Bedrohungen der Cybersicherheit in der Rechtsbranche

Anwaltskanzleien und andere juristische Organisationen werden zu bevorzugten Zielen für Cyberkriminelle, was zu einer raschen Zunahme von Datenschutzverletzungen, Ransomware-Angriffen und Insider-Bedrohungen führen kann. Der Umfang, die Sensibilität und der Wert der dort gespeicherten Daten machen sie zu attraktiven Zielen für böswillige Akteure, die wertvolle Informationen stehlen, manipulieren oder Lösegeld erpressen wollen.

Ein paar aktuelle Statistiken sprechen für sich und zeigen, wie aggressiv Anwaltskanzleien von Angreifern ins Visier genommen werden:

• 77%iger Anstieg bei Cyberangriffen auf britische Anwaltskanzleien in den letzten Jahren.
• Anwaltskanzleien werden im Durchschnitt von Ransomware-Forderung von 2,5 Millionen Dollar.
• Prognosen zufolge wird der weltweite Schaden durch Ransomware bis 2031 265 Milliarden Dollar übersteigen.
• Cyberangriffe auf Anwaltskanzleien nehmen zu und bringen die Geschäftstätigkeit in Gefahr.

Werfen wir einen Blick auf die größten Bedrohungen, denen Anwaltskanzleien heute ausgesetzt sind:

1. Ransomware-Angriffe: Ransomware ist heute eine der größten Cyber-Bedrohungen für Anwaltskanzleien. Bei einem Ransomware-Angriff verschlüsseln Angreifer juristische Daten und machen sie unzugänglich, wenn kein Lösegeld gezahlt wird. Oft werden Millionen von Dollar gefordert, um den Zugriff wiederherzustellen.
2. Insider-Bedrohungen: Nicht alle Bedrohungen gehen von externen Angreifern aus. Anwaltskanzleien sind auch anfällig für Insider-Angriffe. Egal, ob es sich um einen verärgerten Mitarbeiter, einen schlechten Schauspieler mit unbefugtem Zugang oder um ehemalige Mitarbeiter und Auftragnehmer handelt, die immer noch Zugang zu einigen Systemen haben, Insider können genauso viel Schaden anrichten wie Cyberkriminelle. Sie können unbemerkt Dateien löschen, Aufzeichnungen manipulieren oder sensible Informationen außerhalb des Unternehmens weitergeben.
3. Angriffe von Dritten und aus der Lieferkette: Anwaltskanzleien verlassen sich bei der Speicherung, Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Daten auf verschiedene Drittanbieter-Software und Cloud-Anbieter. Die Plattformen von Drittanbietern können jedoch ihre eigenen Sicherheitslücken haben, die es Hackern ermöglichen, in die Systeme einer Anwaltskanzlei einzudringen. In einigen Fällen können Totalausfälle oder Katastrophen bei Drittanbietern zu System- oder Netzwerkausfällen führen, wodurch Daten unzugänglich werden oder sogar für immer verloren gehen.
4. Menschliches Versagen: Menschliches Versagen wie versehentliche Löschungen, Fehlkonfigurationen und Fehler aufgrund hoher Änderungsraten sind die Hauptursachen für Datenverluste in Unternehmen. Ein einfacher Fehler kann zu unbeabsichtigten Änderungen in einer Datei, zur Löschung wichtiger Datensätze, zu Sicherheitslücken aufgrund von Fehlkonfigurationen oder sogar zur Löschung einer ganzen Cloud-Instanz führen!

Die jüngsten Fälle wie der Meow Ransomware-Angriff auf eine texanische Anwaltskanzlei, der Petya-Ransomware-Angriff bei DLA Piper und der ALPHV/BlackCat-Angriff auf eine Pro-Bono-Anwaltskanzlei sind nur einige Beispiele, die den dringenden Bedarf an Datensicherheits-, Redundanz- und Wiederherstellungslösungen deutlich machen.

Werfen wir einen genaueren Blick auf die Geschehnisse beim DLA Piper Ransomware-Angriff:

Der DLA Piper Ransomware-Angriff Bildquelle: Pro Drive IT

Was ist passiert?

DLA Piper, eine weltweit tätige Anwaltskanzlei, wurde 2017 von der Ransomware-Attacke Petya getroffen, die Tausende ihrer Systeme weltweit betraf. Der Angriff hatte zur Folge, dass alle Fallakten, E-Mails und juristischen Dokumente unzugänglich wurden und der Geschäftsbetrieb sowie die Kommunikation mit den Mandanten gestört wurde.

Was waren die Auswirkungen?

Die Kanzlei musste ihre Systeme tagelang abschalten, was zu Verlusten in Millionenhöhe führte. Alle abrechenbaren Arbeiten wurden gestoppt, was sich sowohl auf die Einnahmen als auch auf die Kundenbeziehungen und den Ruf auswirkte.

Regulierungen und Compliance-Rahmenbedingungen für den Schutz juristischer Daten - H2

Mit der Zunahme von Angriffen und der Umstellung von Kanzleien auf Cloud- und SaaS-Plattformen, haben die Aufsichtsbehörden verlangt, dass die Kanzleien sich vergewissern, dass ihre Datenschutzstrategien mit den rechtlichen Anforderungen übereinstimmen.

Schlüsselvorschriften zum Datenschutz

American Bar Association (ABA) Formal Opinion 498

Die ABA schreibt vor, dass Juristen, die mit Kundendaten umgehen, die besten Praktiken für Cybersicherheit und Datenschutz anwenden sollten. Darin heißt es:

"Anwälte müssen sicherstellen, dass die Daten regelmäßig gesichert werden und dass im Falle eines Datenverlustes ein sicherer Zugriff auf die Sicherungsdaten möglich ist."

Netzwerk- und Informationssysteme 2 (NIS2) Richtlinie, Europa

Die NIS2-Richtlinie (Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe d) schreibt Unternehmen, die im EU-Raum tätig sind oder dort Kunden haben, ausdrücklich die Verwaltung von Sicherungskopien und die Wiederherstellung im Katastrophenfall vor. Darin heißt es:

Organisationen sind verpflichtet, "Business Continuity, wie z.B. Backup Management und Disaster Recovery, und Krisenmanagement" zu implementieren.

Die Rolle von Datenschutzlösungen in der Rechtsbranche

Angesichts zunehmender Cyber-Bedrohungen und strengerer Compliance-Vorschriften müssen Anwaltskanzleien ihre Daten proaktiv schützen, um sicherzustellen, dass sie immer verfügbar und vor jeglichem Verlust geschützt sind.

Moderne Datensicherungs- und -wiederherstellungslösungen wie HYCU sind für die Sicherung juristischer Daten, die Gewährleistung der Geschäftskontinuität und die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften unerlässlich. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Komponenten einer effektiven Datenschutzstrategie erläutert, die juristischen Teams helfen kann, widerstandsfähig zu bleiben.

Schlüsselkomponenten einer Datenschutzstrategie

Eine effektive Datenschutzlösung sollte Folgendes bieten:

1. Automatisierte, externe Backups: Stellt sicher, dass Dateien, E-Mails, vertrauliche Dokumente und andere Daten automatisch und ohne manuelle Eingriffe gesichert und an sicheren externen Standorten gespeichert werden, die dem Kunden gehören und von ihm kontrolliert werden.
2. Schutz vor Ransomware mit Unveränderbarkeit: Verhindert Angreifer daran, Sicherungsdaten zu verändern, zu verschlüsseln oder zu löschen, indem es WORM-fähige unveränderliche Speicherung unterstützt.
3. Schnelle granulare Wiederherstellung von Daten: Bietet die Möglichkeit, bestimmte Dateien, E-Mails, Benutzerkonten oder andere legale Daten von einem ausgewählten Wiederherstellungspunkt wiederherzustellen.
4. Datenexporte: Ermöglicht es Unternehmen, wichtige juristische Daten an einen externen Standort zu exportieren, um einen alternativen Weg für den Zugriff auf die Daten zu finden, selbst wenn die primären Dienste nicht verfügbar sind.
5. Data Governance und Residency: Bietet die Möglichkeit, benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien für die Sicherungsdaten festzulegen und bietet die Flexibilität, Sicherungen zu speichern und Sicherungs- und Wiederherstellungsvorgänge in der Region Ihrer Wahl durchzuführen. Dies gewährleistet die Einhaltung von Branchenvorschriften und -anforderungen.
6. Umfassende Datensicherung: Ermöglicht es Unternehmen, mehrere Arbeitslasten in lokalen Umgebungen, in der Cloud und in SaaS-Anwendungen mit einer einzigen Lösung zu schützen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Drittanbietern und die betriebliche Komplexität zu verringern, da nicht mehr mehrere Einzellösungen erforderlich sind.
7. Verschlüsselung und Zugriffskontrolle: Verschlüsselt Daten im Ruhezustand und bei der Übertragung und gewährleistet so eine durchgängige Sicherheit und ermöglicht es Unternehmen, über rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) zu kontrollieren, wer auf Backups zugreifen, sie bearbeiten oder wiederherstellen kann.

Übernehmen Sie die Kontrolle über den Schutz Ihrer juristischen Daten mit HYCU

Da sich juristische Daten immer weiter über Cloud- und SaaS-Anwendungen ausbreiten, ist es entscheidend, eine umfassende Strategie zu implementieren, um diese Datensilos unter einem einzigen Dach zu schützen.

Eine Lösung wie HYCU, die Backups und Wiederherstellungen für mehr als 80 Workloads vor Ort, in der Cloud-Infrastruktur und bei SaaS-Anwendungen bietet, ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Rechtsbranche.

Einige Anwendungen, die in der Branche häufig verwendet werden, darunter iManage Cloud, Microsoft 365, DocuSign, Google Workspace, und IAM-Lösungen wie Okta und Microsoft Entra ID können über ein einziges Dashboard geschützt werden.

Mit HYCU können Organisationen:

• Schnelle Wiederherstellung ganzer Instanzen oder granularer Daten mit einem Klick
• Automatisierte Backups mit 'Set and Forget'-Richtlinien, die rund um die Uhr laufen
• Ransomware-sicher speichern, unveränderliche Backups
• Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten - Sie wählen Ihr Speicherziel
• Schützen Sie mehr als 80 Workloads in On-Prem, hybride Umgebungen und SaaS-Anwendungen mit einer einzigen Lösung
• Exportieren Sie Sicherungsdaten für Anwendungen wie iManage Cloud auf einen externen Speicher